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KI Lösungen für Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung

Die meisten mittelständischen Betriebe haben keine KI-Abteilung, sondern ein volles Tagesgeschäft. Auf dieser Seite steht, welcher der drei Microsoft-Wege zu welchem Problem passt, was in Ihrer Umgebung vorher stimmen muss und wie eine Einführung tatsächlich abläuft. Wir sagen Ihnen auch, wann sich der Aufwand für Sie nicht lohnt.

KI im Unternehmen richtig einsetzen. Zeit sparen, Prozesse verbessern und Mitarbeitende entlasten mit Microsoft Copilot und sicheren Lösungen.

Für wen sich KI im Unternehmen heute rechnet

Zehn bis 250 Mitarbeitende, eine gewachsene Microsoft-Umgebung, kein eigenes IT-Team

Die Unternehmen, für die wir KI einführen, sehen sich meist ähnlich: ein Betrieb, der über Jahre gewachsen ist, zwischen zehn und 250 Mitarbeitende, und eine IT, die nebenher von der Geschäftsführung oder einer technikaffinen Person im Büro mitbetreut wird. Metallbau, Haustechnik, Produktion, Handel, Versicherungsmakler — Branchen, in denen die Wertschöpfung nicht am Schreibtisch entsteht, die Verwaltung aber trotzdem jeden Tag Zeit kostet.

Die Fragen, mit denen diese Betriebe zu uns kommen, sind selten technisch. Sie lauten: Warum dauert ein Angebot drei Tage, obwohl alle Informationen im Haus sind? Warum sucht ein Bauleiter zwanzig Minuten nach der letzten Fassung einer Zeichnung? Warum arbeitet sich jemand am Montagmorgen durch achtzig Mails, um daraus fünf Aufgaben abzuleiten? Genau an diesen Stellen setzt Künstliche Intelligenz an — nicht als Zukunftsthema, sondern als Werkzeug im laufenden Betrieb.

Wenn Ihr Unternehmen bereits mit Microsoft 365 arbeitet, ist der Weg kurz: Die Grundlage steht, es fehlt die Ordnung darüber. Wenn Ihre Daten noch auf einem lokalen Server und einem gewachsenen Netzlaufwerk liegen, ist KI nicht der erste Schritt, sondern der zweite — dann sprechen wir zuerst über Microsoft 365 Modern Work.

  • Microsoft 365 ist bereits im Haus: Sie arbeiten mit Outlook, Teams und SharePoint — dann ist die Grundlage für Copilot vorhanden und muss nur geordnet werden.
  • Büroarbeit bindet Zeit, die Ihnen fehlt: Angebote, Protokolle, Rückfragen, Dokumentensuche: Aufgaben, für die Sie keine zusätzliche Stelle schaffen wollen.
  • Es gibt kein eigenes IT-Team: Niemand im Haus kann ein KI-Projekt nebenbei planen, absichern und dauerhaft betreiben.
  • Der Datenschutz muss belastbar geklärt sein: Sie brauchen eine Antwort darauf, wo Ihre Daten liegen und wer sie sieht — für Kunden, für Prüfer und für Ihre eigenen Mitarbeitenden.
  • Sie wollen ein Ergebnis, keinen Testballon: Nach der Einführung soll die Anwendung im Alltag benutzt werden und nicht nach vier Wochen einschlafen.

Was sich im Arbeitsalltag konkret ändert

Ein normaler Bürotag in einem Betrieb mit dreißig Mitarbeitenden

Künstliche Intelligenz ersetzt keine Stelle und keine Fachkenntnis. Sie nimmt die Arbeit ab, die zwischen der eigentlichen Arbeit liegt: zusammenfassen, suchen, formulieren, übertragen, nachhalten. Der Unterschied ist im Einzelfall unspektakulär, er tritt aber täglich auf — und genau deshalb summiert er sich.

Die folgende Gegenüberstellung beschreibt keinen Idealfall, sondern das, was wir in Einführungsprojekten regelmäßig sehen — vorausgesetzt, die Datenablage ist vorher geordnet. Ohne diese Voraussetzung verschiebt sich die rechte Spalte nach hinten. Warum das so ist, steht weiter unten unter „Was vorher stimmen muss“.

Drei Wege zu KI im UnternehmenAusgehend von der Frage, wo im Betrieb Zeit verloren geht, fuehren drei Wege zu unterschiedlichen Loesungen. Microsoft 365 Copilot hilft vielen Personen bei taeglichen Kleinigkeiten. Copilot Studio uebernimmt einen wiederkehrenden Ablauf in einem Team. Azure AI ist fuer Faelle gedacht, die kein Standardprodukt abdeckt. Es sind keine Stufen, sondern Antworten auf verschiedene Fragen. Alle drei setzen dieselbe Grundlage voraus: geordnete Berechtigungen, eine klare Ablagestruktur und passende Sicherheitseinstellungen.Wo verlieren Sie heute Zeit?VIELE MENSCHEN, KLEINE VERLUSTEMicrosoft 365 CopilotWAS ES TUTSchreibt, sucht und fasst zusammen —in Outlook, Word, Excel und Teams.WER DAMIT ARBEITETJede Person an ihrem eigenenArbeitsplatzWAS ES VORAUSSETZTGeordnete Ablage und saubereBerechtigungenEIN ABLAUF, JEDEN TAG GLEICHCopilot StudioWAS ES TUTEin Agent beantwortet wiederkehrendeAnfragen selbst und gibt nurAusnahmen weiter.WER DAMIT ARBEITETEin Team mit einem festen VorgangWAS ES VORAUSSETZTEine Quelle, aus der er antwortendarfSTANDARD REICHT NICHTAzure AIWAS ES TUTEine eigene Lösung für Daten undAbläufe, die es so nur bei Ihnengibt.WER DAMIT ARBEITETEin abgegrenzter FachbereichWAS ES VORAUSSETZTZugriff auf die Fachdaten und einklares ZielAlle drei stehen auf derselben GrundlageBerechtigungen, Ablagestruktur und Sicherheitseinstellungen. Stimmt sie nicht, hilft kein Weg darüber.
Die drei Wege sind keine Stufen, sondern Antworten auf verschiedene Fragen. Die Grundlage darunter ist für alle dieselbe.

Ohne durchdachte Einrichtung

  • Ein Angebot entsteht, indem jemand das letzte ähnliche Angebot sucht und von Hand anpasst.
  • Nach einer Baubesprechung schreibt eine Person abends das Protokoll — oder es entsteht gar keines.
  • Der Stand eines Projekts steht verteilt in drei Mailverläufen, einem Teams-Chat und einem Notizbuch.
  • Neue Mitarbeitende fragen bei jedem zweiten Vorgang nach, weil das Wissen in den Köpfen einzelner steckt.
  • Wiederkehrende Anfragen zu Urlaub, Lieferstatus oder Formularen landen alle im Büro.

Mit CodeKlar

  • Der Entwurf entsteht aus Ihren eigenen früheren Dokumenten; geprüft und freigegeben wird er weiterhin von Ihnen.
  • Die Zusammenfassung der Besprechung samt Aufgabenliste liegt direkt im Anschluss in Teams vor.
  • Der Projektstand lässt sich in einem Satz abfragen, weil Copilot Mails, Dateien und Chats derselben Ablage durchsucht.
  • Neue Mitarbeitende fragen zuerst das System und erst dann die Kollegin — auf Basis der Dokumente, die sie sehen dürfen.
  • Ein Agent beantwortet Standardanfragen selbst und leitet nur die Ausnahmen an einen Menschen weiter.

Copilot, Copilot Studio oder Azure AI: was passt zu Ihrer Frage?

Drei Wege, drei Probleme — die Entscheidung fällt nicht über den Funktionsumfang

Microsoft bietet drei unterschiedliche Wege an, und sie lösen unterschiedliche Probleme. Die Entscheidung fällt nicht über eine Funktionsliste, sondern über die Frage, wo bei Ihnen die Zeit verloren geht.

Verliert sie sich bei vielen Menschen in kleinen Portionen — jeder schreibt, sucht, formuliert, fasst zusammen —, dann ist Microsoft 365 Copilot der richtige Weg. Er sitzt in Outlook, Word, Excel, PowerPoint und Teams, arbeitet mit Ihren eigenen Dokumenten und hält sich dabei an die Berechtigungen, die in Ihrem Mandanten ohnehin gelten. Bedient wird er von jeder Person selbst.

Steckt die Zeit dagegen in einem einzelnen Ablauf, der sich jeden Tag gleich wiederholt — Anfragen sichten, Daten übertragen, Status abfragen, Standardantworten schreiben —, dann brauchen Sie keinen Assistenten für alle, sondern einen autonomen Agenten aus Copilot Studio. Den bedient niemand. Er läuft nach Regeln, die Sie festlegen, und meldet sich nur, wenn ein Fall außerhalb dieser Regeln liegt. Wo die Grenze zwischen Agent und klassischer Prozessautomatisierung verläuft, erklärt der Beitrag KI-Agenten und Prozessautomatisierung im Vergleich.

Und wenn beides nicht passt, weil ein Fachsystem außerhalb von Microsoft 365 angebunden werden muss, weil besonders sensible Daten verarbeitet werden oder weil Sie eine Anwendung für Ihre eigenen Kunden bauen wollen, bleibt der dritte Weg: eine eigene KI-Lösung mit Azure AI in Ihrem eigenen Mandanten.

Die drei Wege schließen sich nicht aus. Ein Agent aus Copilot Studio erscheint für Ihre Mitarbeitenden im selben Copilot-Fenster, und ein eigenes Modell aus Azure kann in einem solchen Agenten stecken. Gemeinsam ist allen dreien die Grundlage: Ihre Microsoft 365 Umgebung mit ihren Berechtigungen, ihrer Datenstruktur und ihren Lizenzen. Stimmt die nicht, hilft keiner der drei Wege — deshalb steht am Anfang jedes Projekts der KI Readiness Check. Das Schaubild zeigt die Zuordnung auf einen Blick.

Microsoft 365 Copilot

Passt, wenn viele Mitarbeitende täglich schreiben, suchen, zusammenfassen und protokollieren.

Passt nicht, wenn Ihre Dokumente ungeordnet abliegen und Berechtigungen nie aufgeräumt wurden — dann zuerst der Readiness Check.

Bedienung: jede Person selbst, in den Programmen, die sie ohnehin nutzt.

Copilot Studio

Passt, wenn ein klar beschreibbarer Ablauf sich täglich wiederholt und dabei immer gleich entschieden wird.

Passt nicht, wenn derselbe Vorgang jedes Mal anders läuft und von Erfahrung abhängt.

Bedienung: niemand — der Agent arbeitet im Hintergrund und meldet nur Ausnahmen.

Azure AI

Passt, wenn Fachsysteme außerhalb von Microsoft 365 angebunden oder besonders sensible Daten verarbeitet werden müssen.

Passt nicht, wenn das Gewünschte im Standard bereits enthalten ist — sonst zahlen Sie für Entwicklung, die Sie nicht brauchen.

Bedienung: als eigene Anwendung, die wir für Sie bauen und betreiben.

Unsere KI Lösungen im Überblick

Sechs Bausteine — Sie brauchen selten alle, aber immer die richtige Reihenfolge

Welche dieser Bausteine für Sie infrage kommen, entscheidet sich im Erstgespräch. In der Regel beginnt ein Projekt mit dem Readiness Check und einem einzigen Anwendungsfall; alles Weitere kommt erst, wenn dieser trägt.

Microsoft 365 Copilot im Arbeitsalltag

Für wen: Betriebe, in denen viele Menschen täglich mit Dokumenten, Mails und Besprechungen arbeiten.

Copilot unterstützt Ihre Mitarbeitenden direkt in Outlook, Word, Excel, PowerPoint und Teams: Inhalte entstehen als Entwurf, Besprechungen werden zusammengefasst, Informationen aus der eigenen Ablage schneller gefunden. Die KI arbeitet innerhalb Ihrer bestehenden Microsoft 365 Umgebung und berücksichtigt alle gesetzten Berechtigungen.

Ergebnis: weniger manueller Aufwand und spürbare Zeitersparnis im Tagesgeschäft.

Automatisierte Abläufe mit Copilot Studio

Für wen: Betriebe mit einem wiederkehrenden Ablauf, der heute Personen bindet.

Mit autonomen Agenten lassen sich wiederkehrende Prozesse vollständig automatisieren. Aufgaben werden nicht mehr manuell angestoßen, sondern laufen im Hintergrund nach klar definierten Regeln: Anfragen werden verarbeitet, Informationen überwacht, Abläufe eigenständig gesteuert — und Ausnahmen an einen Menschen weitergegeben.

Ergebnis: weniger Routinearbeit und deutlich kürzere Durchlaufzeiten.

Individuelle KI Lösungen mit Azure AI

Für wen: Unternehmen mit besonderen Anforderungen an Datenschutz, Fachsysteme oder eigene Anwendungen.

Für höhere Anforderungen an Kontrolle entwickeln wir eigene KI-Lösungen auf Basis von Azure. Ihre Daten bleiben vollständig in Ihrer Umgebung, Zugriffe und Protokollierung bestimmen Sie. Auch die Anbindung an Systeme außerhalb von Microsoft 365 ist auf diesem Weg möglich.

Ergebnis: KI nutzen, ohne die Kontrolle über sensible Unternehmensdaten abzugeben.

Managed KI Services für einen sicheren Betrieb

Für wen: Betriebe ohne eigenes IT-Team, die den laufenden Betrieb nicht selbst tragen wollen.

Damit Ihre KI-Lösungen dauerhaft zuverlässig funktionieren, übernehmen wir die laufende Betreuung: Sicherheitseinstellungen, Nutzungskontrolle, Anpassung an neue Microsoft-Funktionen und die Weiterentwicklung Ihrer Anwendungsfälle.

Ergebnis: stabiler Betrieb ohne zusätzlichen Aufwand für Ihr Team.

KI Readiness Check als Grundlage

Für wen: jedes Unternehmen vor dem ersten KI-Projekt — dies ist der übliche erste Schritt.

Bevor KI echten Mehrwert bringt, müssen Struktur, Daten, Berechtigungen und Sicherheit stimmen. Wir analysieren Ihre bestehende Umgebung und zeigen Ihnen, wo Sie stehen. Sie erhalten einen Bericht mit priorisierten Handlungsempfehlungen und einem konkreten Plan für die Einführung.

Ergebnis: eine Entscheidungsgrundlage statt eines Bauchgefühls.

Förderprogramme für Ihre KI Projekte

Für wen: Betriebe, die ein größeres Vorhaben planen und die Finanzierung strecken wollen.

Viele Unternehmen wissen nicht, dass IT- und KI-Projekte gefördert werden können. Wir prüfen mit Ihnen, ob ein Programm zu Ihrem Vorhaben passt, und helfen bei der strukturierten Planung. Einen Überblick gibt der Beitrag KI-Förderung und staatliche Zuschüsse.

Ergebnis: geringere Eigenbelastung und eine klare Planung.

Was vorher stimmen muss

Fünf Punkte entscheiden darüber, ob KI bei Ihnen wirkt oder verpufft

Copilot erzeugt keine neuen Risiken — er macht bestehende sichtbar, und zwar sofort. Wer Zugriff auf eine Gehaltsliste hat, die vor Jahren versehentlich zu breit freigegeben wurde, findet sie mit Copilot in Sekunden statt nach langem Suchen. Das ist der Grund, warum Einführungen scheitern: nicht an der Technik, sondern an einer Ablage, die über Jahre gewachsen ist.

Die folgenden fünf Punkte klären wir deshalb, bevor die erste Lizenz zugewiesen wird. Sie sind kein Hindernis, sondern der Teil des Projekts, der über das Ergebnis entscheidet. Wie es bei Ihnen aussieht, zeigt der KI Readiness Check — Sie erhalten daraus einen Bericht mit priorisierten Handlungsempfehlungen und den nächsten Schritten.

  • Lizenzen: Microsoft 365 Copilot setzt einen bestehenden Microsoft-365-Plan voraus und wird pro Nutzer und Monat dazugebucht. Wichtiger als der Preis ist die Frage, wer die Lizenz wirklich braucht — nicht jede Person im Betrieb profitiert gleich stark. Grundlagen dazu: Microsoft 365 Copilot Lizenzen einfach erklärt.
  • Datenstruktur: Copilot antwortet aus dem, was in SharePoint, OneDrive, Teams und Exchange liegt. Ein gewachsenes Netzlaufwerk mit Ordnern wie „Angebot_final_neu_2“ liefert entsprechend schwache Antworten. Warum das so ist, steht in Warum Copilot Projekte ohne Datenstruktur scheitern.
  • Berechtigungen: Was eine Person sehen darf, sieht auch ihr Copilot. Zu breit gesetzte Freigaben werden damit zum Problem, das vorher niemand bemerkt hat. Wir prüfen und bereinigen die Zugriffe, bevor KI darauf zugreift — mehr dazu unter Risiken zu breiter Berechtigungen in Microsoft 365.
  • Regeln und Zuständigkeit: Ohne schriftliche Regel, was mit KI erledigt werden darf und was nicht, entsteht Schatten-KI: Mitarbeitende nutzen private Zugänge und tragen dabei Firmendaten hinaus. Eine halbe Seite Richtlinie und eine benannte verantwortliche Person verhindern das.
  • Ein konkreter Anwendungsfall: Ein Projekt ohne benannten ersten Anwendungsfall bleibt ein Test. Wir starten immer mit ein bis zwei Abläufen, an denen sich das Ergebnis nach wenigen Wochen überprüfen lässt.

So läuft ein KI-Projekt bei uns ab

Sechs Schritte, jeder mit einem Ergebnis, das Sie in der Hand halten

Ein KI-Projekt ist kein Softwarekauf, sondern eine Abfolge von Entscheidungen. Damit Sie an jedem Punkt wissen, wo Sie stehen, hat jeder Schritt ein greifbares Ergebnis — einen Bericht, eine Empfehlung, eine eingerichtete Umgebung, eine geschulte Gruppe. Wie lange die Schritte dauern, hängt vom Umfang ab; den Zeitplan halten wir vor dem Start gemeinsam schriftlich fest, statt ihn hier zu versprechen.

Ihr eigener Aufwand bleibt überschaubar: ein Gespräch mit der Geschäftsführung, ein Zugang zu Ihrer Microsoft 365 Umgebung, eine feste Ansprechperson im Haus und die Zeit Ihrer Pilotgruppe für die Schulung. Alles Übrige liegt bei uns.

  1. Analyse Ihrer Ausgangslage

    Wir sehen uns Ihre Microsoft 365 Umgebung an: Lizenzen, Ablagestruktur, Berechtigungen, Sicherheitseinstellungen. Parallel sprechen wir mit zwei bis drei Personen aus dem Tagesgeschäft darüber, wo tatsächlich Zeit verloren geht. Ihr Beitrag: ein Zugang und zwei Gespräche. Ergebnis: ein Bericht, der zeigt, was funktionieren wird und was vorher zu klären ist.

  2. Entscheidung über den Weg

    Auf dieser Grundlage entscheiden wir gemeinsam, ob Microsoft 365 Copilot, ein Agent aus Copilot Studio oder eine eigene Azure-Lösung Ihr Problem löst — und in welcher Reihenfolge. Ergebnis: eine begründete Empfehlung mit Lizenzbedarf, Projektaufwand und dem ersten Anwendungsfall.

  3. Aufräumen und absichern

    Bevor KI auf Ihre Daten zugreift, bringen wir Ablage und Berechtigungen in Ordnung, setzen die Sicherheitseinstellungen und halten schriftlich fest, was mit KI erledigt werden darf. Ergebnis: eine Umgebung, in der die KI nur das sieht, was sie sehen soll.

  4. Einrichtung und Pilotbetrieb

    Wir richten die Lösung ein und starten mit einer kleinen Gruppe, die im Alltag damit arbeitet. In dieser Phase zeigt sich, was trägt und was nachgeschärft werden muss — an echten Vorgängen, nicht an Beispieldaten. Ergebnis: eine laufende Anwendung mit echten Nutzern statt einer Vorführung.

  5. Schulung und Ausweitung

    Ihre Mitarbeitenden lernen an ihren eigenen Aufgaben, nicht an Beispielen aus einer Produktpräsentation. Danach weiten wir auf die übrigen Bereiche aus. Ergebnis: Menschen, die die Anwendung benutzen, weil sie ihnen Arbeit abnimmt.

  6. Betrieb und Weiterentwicklung

    Auf Wunsch übernehmen wir anschließend den laufenden Betrieb: Überwachung der Nutzung, Anpassung an neue Microsoft-Funktionen, neue Anwendungsfälle. Ergebnis: eine Lösung, die nach einem Jahr mehr kann als am ersten Tag — siehe Managed KI Services.

Was das kostet und wie Sie klein anfangen

Drei Kostenblöcke, ein kleiner Einstieg und eine ehrliche Einschätzung vorab

Verlässliche Zahlen können wir Ihnen auf einer Website nicht nennen, weil sie von Ihrer Größe und Ihrem Anwendungsfall abhängen. Was wir Ihnen sagen können, ist, aus welchen Blöcken sich die Kosten zusammensetzen. Es sind drei.

Erstens die Lizenzen. Microsoft 365 Copilot wird pro Nutzer und Monat zu Ihrem bestehenden Microsoft-365-Plan dazugebucht; der Preis ist von Microsoft vorgegeben und damit für Sie planbar. Entscheidend ist nicht der Listenpreis, sondern die Frage, wer die Lizenz wirklich braucht — in den meisten Betrieben profitiert ein Teil der Belegschaft deutlich, ein anderer kaum. Zweitens die Einführung: Analyse, Aufräumen der Ablage und Berechtigungen, Einrichtung, Schulung. Das ist ein einmaliger Projektaufwand, den wir Ihnen vorab beziffern, bevor Sie beauftragen. Drittens der laufende Betrieb, wenn Sie ihn abgeben wollen; das läuft als monatliche Betreuung über Managed KI Services.

Das Risiko beim Einstieg halten Sie klein, indem Sie klein anfangen. Lizenzen lassen sich für eine Pilotgruppe buchen statt für den ganzen Betrieb, und der erste Anwendungsfall ist bewusst einer, dessen Nutzen sich nach wenigen Wochen beurteilen lässt. Für IT- und KI-Vorhaben gibt es außerdem Förderprogramme, die viele Betriebe nicht kennen — wir prüfen mit Ihnen, ob eines davon passt.

Der erste Schritt kostet Sie nichts außer einem Termin: Im Erstgespräch sehen wir uns Ihre Ausgangslage an und sagen Ihnen, ob sich der Aufwand für Sie lohnt — auch dann, wenn die Antwort Nein lautet.

Was Betriebe wie Ihrer mit uns erreicht haben

Dokumentierte Projekte aus Handwerk, Produktion, Handel und Finanzdienstleistung

Die folgenden Projekte sind keine KI-Projekte im engeren Sinn — sie sind die Grundlage dafür. In fast allen Fällen stand am Anfang dasselbe Bild: ein lokaler Server, eine gewachsene Dateiablage, Berechtigungen, die nie jemand aufgeräumt hat. Erst nach diesem Umbau ergibt der Einsatz von Copilot überhaupt Sinn, weil die KI nur so gut antworten kann, wie Ihre Daten geordnet sind.

Wenn Sie wissen wollen, wie ein solcher Weg in Ihrer Größenordnung aussieht, lesen Sie eine der Fallstudien: Dort steht die Ausgangslage genauso ausführlich beschrieben wie das Ergebnis. Alle Projekte finden Sie unter Erfolgsgeschichten aus der Praxis.

Metall Aigeldinger GmbH

Schlosserei · ca. 20 Mitarbeitende

Zugangsdaten auf Notizzetteln, Microsoft 365 Business Standard ohne Geräteverwaltung, ein Fileserver ohne mobilen Zugriff und Teams- sowie SharePoint-Ablagen ohne klare Struktur. Nach dem Umbau auf Business Premium: zentrale Geräteverwaltung, geregelte Zugriffe, Daten in der Cloud.

Fallstudie lesen

TeWa Haustechnik GmbH

Haustechnik (Sanitär, Heizung, Klima) · unter 10 Mitarbeitende

Das ERP lief auf einem lokalen Server, die E-Mail-Lösung entsprach keinem Business-Standard, eine zentrale Verwaltung und ein fester Ansprechpartner fehlten. Heute läuft das ERP auf einem Azure-Server, Kommunikation und Termine laufen über Exchange Online und Teams, die Geräte werden über Intune verwaltet — im Büro wie auf der Baustelle.

Fallstudie lesen

Sanverdi Versicherungsmakler GmbH

Finanz- und Versicherungsdienstleistungen · unter 10 Mitarbeitende

Ein Bereich mit besonders sensiblen Kundendaten. Die vollständige Migration nach Microsoft 365 wurde begleitet von Intune, Microsoft Defender, BitLocker und Mehr-Faktor-Anmeldung. Wer in einer regulierten Branche über KI nachdenkt, findet hier die Reihenfolge, in der so etwas abläuft.

Fallstudie lesen

Warum Unternehmen mit CodeKlar arbeiten

Viele Unternehmen zögern beim Einsatz von KI, weil ihnen die Kontrolle fehlt. Genau hier setzen wir an: KI wird bei uns nicht einfach eingeführt, sondern strukturiert, sicher und nachvollziehbar aufgebaut — von der ersten Analyse bis zum laufenden Betrieb.

CodeKlar ist ein IT-Dienstleister aus Spaichingen im Landkreis Tuttlingen und offizieller Microsoft Solutions Partner. Unsere Kunden sind mittelständische Betriebe, die genau wie Sie kein eigenes IT-Team haben. Deshalb arbeiten wir mit einer festen Ansprechperson statt mit einer Ticketnummer — und erklären Entscheidungen so, dass eine Geschäftsführung sie ohne IT-Hintergrund nachvollziehen kann.

Eine Reihenfolge statt vieler Baustellen

Sie bekommen nicht sechs Vorschläge, sondern einen ersten Schritt mit Begründung. Was danach kommt, entscheiden Sie, wenn der erste Schritt Wirkung zeigt.

Sicherheit und Kontrolle zuerst

Berechtigungen, Datenablage und Regeln werden geklärt, bevor die KI zugreift. So entsteht kein Risiko, das Sie erst im Nachhinein bemerken.

Überprüfbare Ergebnisse

Jeder Anwendungsfall wird so gewählt, dass Sie nach wenigen Wochen selbst beurteilen können, ob er sich lohnt — ohne Kennzahlen, die niemand nachrechnen kann.

Alles aus einer Hand

Microsoft 365, Azure und KI kommen von derselben Stelle. Sie brauchen für die Cloud, die Sicherheit und den Copilot nicht drei Dienstleister, die sich gegenseitig zuweisen.

Praxis statt Experiment

Wir starten mit einem Pilotbetrieb an echten Vorgängen. Eine Demo mit Beispieldaten sagt nichts darüber aus, ob eine Lösung im Alltag trägt.

Eine ehrliche Empfehlung, auch gegen das Projekt

Wenn KI bei Ihnen aktuell nichts bringt, sagen wir das im Erstgespräch. Ein Projekt, das bei Ihnen nicht funktioniert, hilft uns nicht weiter.

Künstliche Intelligenz sicher und unter Kontrolle einsetzen

Datenschutz, Schatten-KI und die Frage, wer am Ende verantwortlich ist

KI wird in vielen Unternehmen längst genutzt — nur oft ohne Regeln, ohne Übersicht und ohne Kontrolle. Genau daraus entsteht das Risiko, das die meisten unterschätzen: Nicht der eingeführte Copilot ist das Problem, sondern der private Zugang, über den jemand einen Vertragsentwurf in einen fremden Dienst kopiert, weil es schneller geht. Diesen Weg schließen Sie nicht durch ein Verbot, sondern durch ein Werkzeug, das im Haus zur Verfügung steht, und durch eine Regel, die jeder kennt.

Bei Microsoft 365 Copilot bleiben Ihre Daten in Ihrem Mandanten und unterliegen den Zugriffsrechten, die dort ohnehin gelten. Microsoft sagt zu, dass Eingaben und Ergebnisse aus Microsoft 365 Copilot nicht zum Training der zugrunde liegenden Modelle verwendet werden. Was das rechtlich für Ihren Betrieb bedeutet, ordnet der Beitrag Microsoft Copilot DSGVO-konform einsetzen ein; welche Pflichten seit dem europäischen KI-Gesetz gelten, steht in EU AI Act: Was jetzt für Unternehmen gilt.

Technisch stützt sich das auf dieselben Grundlagen, die auch Ihre übrige IT absichern: saubere Identitäten, Mehr-Faktor-Anmeldung, verwaltete Geräte und nachvollziehbare Protokolle. Wer diese Themen ohnehin noch vor sich hat, findet sie unter Microsoft 365 Security und Compliance. Die folgenden Punkte regeln wir in jedem KI-Projekt schriftlich, bevor die erste Anwendung live geht.

  • Berechtigungen
  • Datenablage
  • Nutzungsregeln
  • Schatten-KI
  • Protokollierung
  • Schulung
  • Mehr-Faktor-Anmeldung
  • Geräteverwaltung

Wann wir von KI abraten

Nicht jeder Betrieb sollte jetzt mit KI anfangen, und wir sagen das auch. In drei Fällen raten wir ab oder zu einer anderen Reihenfolge.

Wenn Ihre Daten noch auf einem lokalen Server liegen, greift Copilot schlicht nicht darauf zu. Der erste Schritt ist dann die Migration nach Microsoft 365 oder in die Microsoft Azure Cloud — KI kommt danach, und sie kommt dann schneller, als Sie denken.

Wenn niemand im Haus Zeit hat, die Einführung zu begleiten, wird auch die beste Technik nicht benutzt. Dann klären wir zuerst, wer diese Rolle übernimmt und mit welchem Zeitbudget — sonst zahlen Sie Lizenzen für ein Werkzeug, das niemand öffnet.

Und wenn sich kein Ablauf benennen lässt, der regelmäßig Zeit kostet, gibt es keinen Anwendungsfall. Dann ist Ihr Geld in Sicherheit, Datensicherung oder Geräteverwaltung besser angelegt. Diese Einschätzung bekommen Sie im Erstgespräch, bevor Sie etwas beauftragen.

Häufige Fragen zu KI im Unternehmen

Was ist der Unterschied zwischen Microsoft 365 Copilot, Copilot Studio und Azure AI?

Microsoft 365 Copilot ist ein Assistent für Menschen: Er sitzt in Outlook, Word, Excel und Teams und wird von jeder Person selbst bedient. Ein Agent aus Copilot Studio wird von niemandem bedient — er erledigt einen festgelegten Ablauf im Hintergrund und meldet nur Ausnahmen. Azure AI ist der Weg für eigene Anwendungen, etwa wenn Fachsysteme außerhalb von Microsoft 365 angebunden oder besonders sensible Daten verarbeitet werden müssen.

Die drei schließen sich nicht aus: Ein Agent aus Copilot Studio erscheint für Ihre Mitarbeitenden im selben Copilot-Fenster. Welcher Weg bei Ihnen passt, entscheidet sich danach, wo die Zeit verloren geht — bei vielen Menschen in kleinen Portionen oder in einem einzelnen wiederkehrenden Ablauf.

Ab welcher Unternehmensgröße lohnt sich KI im Betrieb überhaupt?

Die Größe ist nicht der entscheidende Punkt, die Menge an wiederkehrender Büroarbeit ist es. Wir haben Projekte in Betrieben mit weniger als zehn Mitarbeitenden umgesetzt und solche mit über 250. Ausschlaggebend ist, ob sich ein Ablauf benennen lässt, der regelmäßig Zeit kostet — etwa Angebote, Protokolle, Dokumentensuche oder immer gleiche Anfragen.

Lässt sich kein solcher Ablauf benennen, raten wir ab und empfehlen, zuerst in Sicherheit oder Geräteverwaltung zu investieren.

Was muss in unserer Microsoft 365 Umgebung erfüllt sein, bevor wir Copilot einführen können?

Fünf Dinge: eine passende Lizenz, eine geordnete Datenablage in SharePoint, Teams und OneDrive, bereinigte Berechtigungen, eine schriftliche Regel zur Nutzung und ein konkreter erster Anwendungsfall. Copilot schafft keine neuen Risiken, er macht bestehende sichtbar — was eine Person sehen darf, findet auch ihr Copilot.

Wie es bei Ihnen aussieht, klärt der KI Readiness Check. Sie erhalten daraus einen Bericht mit priorisierten Handlungsempfehlungen und einem Plan für die Einführung.

Können wir mit einer kleinen Gruppe starten, statt gleich den ganzen Betrieb auszustatten?

Ja, und wir empfehlen genau das. Copilot-Lizenzen werden pro Nutzer und Monat gebucht, eine Pilotgruppe ist also ohne großes Risiko möglich. In dieser Phase arbeitet die Gruppe an echten Vorgängen, nicht an Beispieldaten — nur so zeigt sich, ob die Lösung im Alltag trägt.

Erst wenn der erste Anwendungsfall Wirkung zeigt, weiten wir auf weitere Bereiche aus. In den meisten Betrieben profitiert ohnehin nicht jede Person gleich stark von einer Lizenz.

Wie verhindern wir, dass Mitarbeitende Firmendaten in private KI-Dienste eingeben?

Durch ein Werkzeug im Haus und eine Regel, die jeder kennt. Ein reines Verbot führt in der Praxis zu Schatten-KI: Wenn der freigegebene Weg fehlt oder umständlich ist, nutzen Mitarbeitende private Zugänge, und damit verlassen Dokumente Ihr Unternehmen unbemerkt.

Wir halten in jedem Projekt schriftlich fest, wofür KI genutzt werden darf, richten die Protokollierung ein und schulen die Mitarbeitenden an ihren eigenen Aufgaben. Den laufenden Betrieb übernehmen wir auf Wunsch über Managed KI Services.

Betreuen Sie Unternehmen aus dem Landkreis Tuttlingen auch vor Ort?

Ja. Unser Büro steht in Spaichingen, und für Betriebe aus der Region — Tuttlingen, Trossingen, Rottweil, Villingen-Schwenningen und Umgebung — sind Analyse, Workshop und Schulung auch vor Ort möglich. Das ist besonders bei der Schulung sinnvoll, weil die Fragen dort am Arbeitsplatz entstehen.

Einrichtung, Betrieb und Weiterentwicklung erfolgen anschließend remote. Deutschlandweit arbeiten wir mit demselben Ablauf, dann sind Workshops und Schulungen online.

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