Microsoft 365 Copilot Lizenzen: Einfach erklärt für Unternehmen

„Copilot“ ist nicht gleich „Copilot“

Kaum ein Thema sorgt in Unternehmen gerade für so viele Fragezeichen wie die Lizenzen rund um Microsoft Copilot. Der Grund: Fast jede Firma hat „Copilot“ schon irgendwo in ihrem Microsoft-365-Konto – und trotzdem funktioniert längst nicht alles, was man aus Vorführungen und Werbevideos kennt. Das liegt daran, dass sich hinter dem einen Namen mehrere verschiedene Produkte verbergen.

In diesem Beitrag klären wir ganz ohne Fachchinesisch, welche Copilot Lizenz Sie wirklich brauchen, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen und was die einzelnen Varianten kosten. Am Ende wissen Sie genau, was in Ihrem Plan schon enthalten ist – und wofür sich das Geld tatsächlich lohnt.

Copilot Chat ist schon dabei – aber eben nur der Chat

Die gute Nachricht zuerst: In praktisch jedem gängigen Microsoft-365-Plan – von Business Basic aufwärts – ist bereits ein kostenloser Copilot enthalten. Er heißt Microsoft 365 Copilot Chat. Sie können ihn sich wie ein sicheres ChatGPT für die Arbeit vorstellen: Sie stellen Fragen, lassen Texte formulieren, Ideen sammeln oder Themen im Internet recherchieren – direkt im Browser oder in Teams.

Der entscheidende Haken: Dieser kostenlose Chat kennt Ihr Unternehmen nicht. Er hat keinen Zugriff auf Ihre E-Mails, Dokumente, Termine oder Teams-Nachrichten. Er ist also ein cleverer Gesprächspartner – aber noch kein Assistent, der Ihre konkrete Arbeit übernimmt. Genau dieser Unterschied ist der Kern der ganzen Lizenzfrage.

Abbildung 1: Ohne Lizenz nur Chat, mit Lizenz ein echter Assistent – der wichtigste Unterschied auf einen Blick.

Welche Voraussetzungen brauchen Sie für Copilot?

Bevor Sie überhaupt eine Copilot-Lizenz kaufen, sollten drei Dinge stimmen. Die allermeisten Unternehmen haben sie längst – trotzdem lohnt der kurze Blick, damit später beim Start nichts hakt.

• Ein passender Microsoft-365-Plan. Copilot setzt auf einem bestehenden Microsoft-365- oder Office-365-Plan auf – zum Beispiel Business Basic, Business Standard, Business Premium oder Enterprise-Pläne wie E3 und E5.
• Ein Microsoft-Konto (Entra ID). Jede Person meldet sich mit einem geschäftlichen Microsoft-Konto an. Das ist gewissermaßen die digitale Zutrittskarte, über die Copilot weiß, wer welche Inhalte sehen darf.
• Ein Postfach in der Cloud. Das E-Mail-Postfach muss in Exchange Online liegen, also in der Microsoft-Cloud – und nicht auf einem eigenen Server im Haus.

Dazu kommen Kleinigkeiten wie aktuelle Versionen der Office-Programme und ein moderner Browser. Und eine gute Nachricht für kleinere Firmen: Eine Mindestanzahl an Nutzern gibt es nicht. Sie können Copilot für ein ganzes Unternehmen, für ein einzelnes Team oder sogar für einzelne Personen buchen.

Abbildung 2: Die Copilot-Lizenz kommt oben drauf – das Fundament ist Ihre bestehende Microsoft-365-Umgebung.

Diese Copilot-Lizenzen gibt es – und was sie kosten

Wenn Sie den vollen Copilot möchten – also den Assistenten, der direkt in Word, Outlook, Excel und Teams mitarbeitet und Ihre Firmendaten kennt – brauchen Sie eine kostenpflichtige Lizenz. Sie wird pro Nutzerin oder Nutzer gebucht. Welche der beiden Varianten für Sie passt, hängt vor allem von der Größe Ihres Unternehmens ab. Die Funktionen sind bei beiden identisch.

Abbildung 3: Die Copilot-Lizenzen im Überblick

Microsoft 365 Copilot Business – für Teams bis 300 Nutzer

Diese Variante ist auf die Business-Pläne (Basic, Standard, Premium) zugeschnitten und damit ideal für kleine und mittlere Unternehmen mit bis zu 300 Nutzern. Sie bietet den kompletten Funktionsumfang – identisch zur großen Version – ist aber günstiger: rund 218,40 € pro Nutzer und Jahr (netto), wahlweise auch monatlich für rund 21,84 € pro Nutzer.

Microsoft 365 Copilot – ohne Nutzerlimit

Wächst Ihr Unternehmen über 300 Nutzer hinaus oder setzen Sie auf Enterprise-Pläne wie E3 oder E5, ist Microsoft 365 Copilot die richtige Wahl. Die Funktionen sind dieselben; der Unterschied liegt in der Zielgruppe, der fehlenden Nutzergrenze und im Preis: rund 312,00 € pro Nutzer und Jahr (netto).

Zwei Dinge sind gut zu wissen. Erstens: Copilot-Lizenzen sind benutzerbezogen – Sie zahlen also nur für die Personen, die Copilot wirklich einsetzen, und nicht für die gesamte Belegschaft. Viele Unternehmen starten dort, wo der Nutzen am größten ist, und weiten Copilot dann Schritt für Schritt aus. Zweitens: Die von Microsoft mitgelieferten Standard-Agenten – kleine, vorgefertigte KI-Helfer – lassen sich anschließend im Team teilen und gemeinsam nutzen.

Wichtiger Hinweis zu den Preisen: Es handelt sich um Nettopreise (zzgl. MwSt.) zur Orientierung. Der tatsächliche Preis hängt von Laufzeit, Abrechnungsweise und Ihrem Vertrag ab – ein individuelles Angebot ist deshalb immer maßgeblich.

Copilot Studio: eigene KI-Agenten für Ihre Abläufe

Neben den Copilot-Lizenzen gibt es noch Copilot Studio. Das ist etwas grundlegend anderes – und für viele Unternehmen die spannendste Möglichkeit überhaupt. Mit Copilot Studio bauen Sie Ihre eigenen KI-Agenten: kleine digitale Helfer, die wiederkehrende Aufgaben weitgehend selbstständig erledigen.

Ein solcher Agent könnte zum Beispiel Kundenanfragen auf Ihrer Website rund um die Uhr beantworten, Urlaubsanträge vorprüfen, aus Vorlagen automatisch Angebote erstellen oder neue Mitarbeitende durch die ersten Tage begleiten. Das Beeindruckende daran: Solche Agenten lassen sich auch außerhalb von Microsoft 365 einsetzen – etwa direkt auf Ihrer Webseite oder in einer App. Ein einziger gut gebauter Agent kann so schnell Hunderte Arbeitsstunden im Jahr einsparen.

Ganz wichtig: Copilot Studio ersetzt die Copilot-Lizenz nicht, sondern ergänzt sie. Abgerechnet wird hier nicht pro Nutzer, sondern über ein Verbrauchsmodell pro Mandant – ab rund 207,96 € pro Monat (netto) für ein festes Nutzungskontingent. Für Unternehmen, die konkrete Abläufe automatisieren wollen, kann sich das schnell rechnen.

Mehr erfahren Sie unter: Copilot vs. Copilot Studio: Unterschiede erklärt | CodeKlar

Und der Datenschutz? Das sollten Sie wissen

Eine der häufigsten Fragen lautet: „Sieht Microsoft dann alle unsere Daten?“ Die beruhigende Antwort: Für die kostenpflichtigen Copilot-Lizenzen und auch für den Copilot Chat gilt der sogenannte Unternehmensdatenschutz (auf Englisch: Enterprise Data Protection).

Konkret bedeutet das laut Microsoft: Ihre Eingaben, die Antworten und die Daten, auf die Copilot zugreift, werden nicht zum Training der KI-Modelle verwendet. Die Daten bleiben verschlüsselt und innerhalb Ihres Mandanten – also Ihres eigenen, abgetrennten Bereichs in der Microsoft-Cloud. Und Copilot hält sich strikt an die bestehenden Zugriffsrechte: Jede Person sieht über Copilot nur das, was sie ohnehin sehen dürfte.

Microsoft unterstützt außerdem die DSGVO und die EU-Datengrenze, sodass Daten im europäischen Raum verarbeitet werden können (Ausnahmen gelten unter anderem für allgemeine Web-Suchen). Damit das in der Praxis wirklich sauber funktioniert, kommt es allerdings auf ordentliche Berechtigungen und klare Regeln in Ihrem eigenen Haus an – hier lohnt sich eine kurze Vorbereitung.

Worauf es beim datenschutzkonformen Einsatz genau ankommt, lesen Sie ausführlich in unserem Beitrag Microsoft Copilot & Datenschutz.

Die Funktionen sind identisch. Copilot Business richtet sich an kleinere Unternehmen mit bis zu 300 Nutzern auf Business-Plänen und ist günstiger. Microsoft 365 Copilot hat kein Nutzerlimit und passt zu Enterprise-Plänen wie E3 und E5.

Brauche ich für jede Person im Unternehmen eine Lizenz?

Nein. Copilot-Lizenzen werden pro Nutzer gebucht, und Sie entscheiden selbst, wer eine erhält. Viele Unternehmen starten dort, wo der Nutzen am größten ist, und weiten Copilot danach Schritt für Schritt aus.

Fazit

„Welche Lizenz brauche ich für Copilot?“ – die Antwort hängt davon ab, was Sie erreichen möchten. Für einfache KI-Unterstützung reicht der kostenlose Copilot Chat, der in fast jedem Plan schon steckt. Soll Copilot dagegen in Ihren Programmen mitarbeiten und Ihre Firmendaten kennen, führt an einer kostenpflichtigen Lizenz kein Weg vorbei – als Copilot Business für Teams bis 300 Nutzer oder als Microsoft 365 Copilot ohne Limit. Und wer ganze Abläufe automatisieren will, findet in Copilot Studio das passende Werkzeug obendrauf.

Unsicher, welche Variante zu Ihrem Unternehmen passt? Sprechen Sie mit CodeKlar oder entdecken Sie unsere KI-Lösungen für Unternehmen – wir übersetzen die Technik in klare Entscheidungen.