Microsoft SharePoint einfach erklärt: Cloud statt Dateiablage

Warum die klassische Dateiablage an ihre Grenzen stößt

Kennen Sie das? Ein wichtiges Dokument liegt auf dem Server, eine zweite Fassung im E-Mail-Postfach und eine dritte auf dem USB-Stick eines Kollegen. Am Ende weiß niemand mehr, welche Version wirklich die aktuelle ist. Genau dieses tägliche Durcheinander lösen immer mehr Unternehmen mit Microsoft SharePoint – der Plattform für Dateien und Zusammenarbeit aus Microsoft 365.

In diesem Beitrag erklären wir ganz ohne Fachchinesisch, was SharePoint ist, warum so viele Unternehmen darauf setzen und was Sie damit im Alltag tun können: Dateien sicher teilen, ein Intranet aufbauen, gemeinsam an Dokumenten arbeiten und von überall darauf zugreifen. Zum Schluss klären wir noch den häufig gestellten Unterschied zu OneDrive und werfen einen kurzen Blick auf Copilot, die KI-Unterstützung in SharePoint.

Was ist Microsoft SharePoint? Einfach erklärt

Stellen Sie sich SharePoint wie das gemeinsame Bürogebäude Ihres Unternehmens vor – nur digital und in der Cloud. Es gibt Räume für einzelne Teams, gut sortierte Aktenschränke für Dokumente, ein schwarzes Brett für Neuigkeiten und einen Empfang, der genau regelt, wer hereindarf. Alles an einem Ort, jederzeit erreichbar.

Microsoft selbst beschreibt SharePoint als einen „sicheren Ort zum Speichern, Strukturieren und Freigeben von sowie zum Zugriff auf Informationen von nahezu allen Geräten aus“. Zusammen mit OneDrive ist es ein cloudbasierter Dienst, mit dem Organisationen „Inhalte, Wissen und Anwendungen freigeben und verwalten“ – kurz: der zentrale Ort für Teamarbeit. Cloudbasiert heißt dabei einfach, dass Ihre Daten nicht auf einem einzelnen Rechner im Büro liegen, sondern sicher in den Rechenzentren von Microsoft – und über den Internetbrowser erreichbar sind.

SharePoint ist Teil von Microsoft 365. Wenn Ihr Unternehmen also bereits mit Word, Excel, Outlook oder Teams arbeitet, ist SharePoint in vielen Fällen schon mit an Bord – oft, ohne dass es allen bewusst ist.

Alles an einem Ort – und immer die aktuelle Version

Der größte Vorteil im Alltag: Ihre Dateien liegen zentral in sogenannten Dokumentbibliotheken – das sind im Grunde geordnete Online-Ordner. Statt Dateien per E-Mail hin- und herzuschicken, teilen Sie einfach einen Link. So arbeiten alle immer an derselben, aktuellen Fassung.

• Gemeinsam gleichzeitig arbeiten: Laut Microsoft können Sie „mit anderen Personen gleichzeitig an demselben Dokument“ arbeiten. Sie sehen sogar, wer gerade mitschreibt – Änderungen erscheinen in Echtzeit.
• Nichts geht verloren: Eine Versionsverwaltung merkt sich frühere Stände. Falls doch einmal etwas schiefgeht, holen Sie mit wenigen Klicks eine ältere Fassung zurück.
• Von überall erreichbar: Ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs – der Zugriff klappt „von einem beliebigen Gerät“ per Browser oder über die mobile SharePoint-App.

Das Ergebnis ist spürbar weniger Suchen, kein Versions-Wirrwarr und deutlich mehr Ruhe im Arbeitsalltag.

Wenn Ihre Dateien heute noch auf einem eigenen Server oder in einer anderen Cloud liegen, lohnt ein geordneter Umzug. Wie das etwa bei der Nextcloud-Ablösung mit SharePoint Schritt für Schritt gelingt, zeigen wir in einem eigenen Beitrag.

Teilen mit Kontrolle: intern und extern

Ein Dokument ist nur dann nützlich, wenn die richtigen Personen darauf zugreifen können – und die falschen eben nicht. SharePoint macht genau das einfach und sicher. Sie teilen Inhalte intern mit Ihrem Team oder gezielt extern mit Partnern, Lieferanten und Kunden.

Für die externe Freigabe gibt es klar abgestufte Einstellungen. So behalten Sie jederzeit die Kontrolle darüber, wie weit ein Dokument reisen darf:

Abbildung 1: Von „nur intern“ bis „extern mit Partnern“ – bei SharePoint entscheiden Sie, wer Zugriff bekommt.

Wichtig für die Sicherheit: Zusätzlich gilt immer die restriktivste Einstellung. Ist die externe Freigabe für eine bestimmte Website ausgeschaltet, lässt sich dort auch nichts nach außen teilen – selbst wenn es organisationsweit grundsätzlich erlaubt wäre. Vertrauliche Unterlagen legen Sie so einfach auf einer Website ab, auf der die externe Freigabe gezielt deaktiviert ist.

Zentral verwaltet werden diese Regeln übrigens im Microsoft 365 Admin Center – der Steuerzentrale Ihrer Umgebung. Was Sie dort alles einstellen, lesen Sie in Microsoft 365 Admin Center einfach erklärt.

Das Intranet: die digitale Zentrale Ihres Unternehmens

SharePoint ist weit mehr als ein Dateispeicher. Damit bauen Sie auch das Intranet Ihres Unternehmens – die interne Website, auf der alle Wichtige finden. Ein Intranet ist sozusagen das digitale schwarze Brett und Nachschlagewerk zugleich: Neuigkeiten aus der Geschäftsführung, das Mitarbeiterhandbuch, Urlaubsanträge, Ansprechpartner oder Formulare.

Das Praktische daran: Solche Team- und Kommunikationswebsites erstellen Sie über fertige Bausteine ganz ohne Programmierkenntnisse. Sie fügen Textabschnitte, Bilder, Nachrichten oder Listen einfach per Mausklick zusammen. So entsteht schnell eine übersichtliche Anlaufstelle, die neuen Mitarbeitenden den Einstieg erleichtert und allen das lästige Suchen erspart.

SharePoint liegt hinter Teams – und verbindet Ihre Apps

Viele nutzen SharePoint täglich, ohne es zu merken – nämlich über Microsoft Teams. Denn Teams ist die Bühne für Chats und Videokonferenzen, doch die Dateien im Hintergrund liegen in SharePoint. Microsoft formuliert es so: „In Microsoft Teams freigegebene Dokumente werden in SharePoint gespeichert.“ Und weiter: „Jeder Teams-Kanal verfügt über eine SharePoint-Teamwebsite.“

Man kann es sich wie bei einer Bühne und dem Lager dahinter vorstellen: In Teams wird gesprochen und zusammengearbeitet, in SharePoint werden die Dokumente sauber und sicher aufbewahrt. Sie erhalten so das Beste aus beiden Welten – ohne doppelte Datenhaltung.

SharePoint bildet zudem die Basis für weitere Microsoft-Werkzeuge. Über die sogenannte Power Platform binden Sie zum Beispiel einfache Apps (Power Apps), automatische Abläufe (Power Automate) und Auswertungen (Power BI) direkt an Ihre Daten an. So wächst aus der reinen Dateiablage nach und nach eine kleine Arbeitsplattform, die genau zu Ihren Abläufen passt.

Abbildung 2: SharePoint ist die Plattform im Hintergrund, die Teams, Outlook, Apps und mobilen Zugriff verbindet.

Welche Bausteine aus Microsoft 365 sich für Ihr Unternehmen lohnen, klären wir gern in einem Erstgespräch mit CodeKlar.

SharePoint oder OneDrive? Der Unterschied kurz erklärt

Beide gehören zu Microsoft 365, beide speichern Dateien in der Cloud – trotzdem haben sie unterschiedliche Aufgaben. Die einfache Faustregel: OneDrive ist Ihr persönlicher Schreibtisch, SharePoint der gemeinsame Team-Raum.

Microsoft bringt es auf den Punkt: OneDrive ist für „persönliche Dateien oder Dokumente, an denen nur Sie arbeiten“. SharePoint dagegen eignet sich „hervorragend zum Speichern von Dateien in der Cloud“ und macht sie „für ein breites Publikum zugänglich“. Kurz gesagt: Was nur Sie betrifft, gehört in OneDrive. Was das Team oder das ganze Unternehmen betrifft, gehört in SharePoint.

Abbildung 3: OneDrive ist für Sie allein, SharePoint für die Zusammenarbeit im Team.

Eine ausführliche Gegenüberstellung mit Praxisbeispielen und einer einfachen Faustregel finden Sie in unserem Beitrag SharePoint vs. OneDrive: Wann brauche ich was?.

Ausblick: Copilot bringt KI in Ihr SharePoint

Wenn all Ihr Wissen ordentlich in SharePoint liegt, lässt es sich künftig noch einfacher nutzen – mit Copilot, der KI-Unterstützung von Microsoft. Statt lange zu suchen, stellen Sie einfach eine Frage in Alltagssprache und erhalten eine Antwort direkt aus Ihren eigenen Dokumenten.

Laut Microsoft unterstützt Copilot Sie und Ihr Team „bei Ihren Workflows, Projekten, Inhaltsermittlung und Wissensfreigabe, basierend auf den Inhalten auf SharePoint-Websites“. Konkret kann Copilot Dateien zusammenfassen, Inhalte vergleichen und Ihre Fragen beantworten – immer nur auf Basis der Dokumente, für die Sie ohnehin eine Berechtigung haben. Ein sauber gepflegtes SharePoint ist damit die ideale Grundlage, um später mit KI durchzustarten.

Wie Sie KI sicher und sinnvoll in Ihrem Unternehmen einsetzen, zeigen wir bei KI-Lösungen für Unternehmen. Worauf Sie beim Datenschutz achten sollten, lesen Sie in Microsoft Copilot & DSGVO.

Häufige Fragen (FAQ)

Brauche ich als kleineres Unternehmen überhaupt SharePoint?

In den allermeisten Fällen ja – und meist haben Sie es mit Microsoft 365 bereits. Gerade kleine Teams profitieren davon, Dateien zentral abzulegen, gemeinsam zu bearbeiten und kontrolliert zu teilen, statt mit E-Mail-Anhängen und USB-Sticks zu jonglieren.

Ist SharePoint kompliziert zu bedienen?

Für den Alltag nicht. Dateien öffnen, gemeinsam bearbeiten und per Link teilen funktioniert direkt im Browser. Etwas Planung lohnt sich vor allem bei Struktur und Berechtigungen – genau dabei unterstützt Sie ein erfahrener Partner.

Sind meine Daten in SharePoint sicher?

SharePoint bietet umfangreiche Schutzfunktionen wie abgestufte Berechtigungen, Aufbewahrungsregeln und Schutz vor Datenverlust. Entscheidend ist, diese Einstellungen sauber einzurichten – dann liegen Ihre Daten sicher in der Microsoft-Cloud.

Fazit: Cloud statt Dateiablage

Microsoft SharePoint macht aus einer unübersichtlichen Dateiablage einen aufgeräumten, gemeinsamen Arbeitsplatz: Dateien liegen zentral, alle arbeiten an der aktuellen Version, das Teilen ist intern wie extern klar geregelt und der Zugriff klappt von überall. Als Basis für Teams, Intranet und Apps – und künftig für Copilot – ist SharePoint das Rückgrat moderner Zusammenarbeit im Unternehmen.

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