SharePoint ist die zentrale Plattform für Dokumente, Intranet und Zusammenarbeit in Microsoft 365. Unternehmen nutzen SharePoint, um Dateien sicher abzulegen, Wissen zu teilen und Prozesse zu strukturieren. Anders als ein klassisches Netzlaufwerk arbeitet SharePoint webbasiert und mit klaren Berechtigungen. Dadurch wird SharePoint zur digitalen Drehscheibe für Teams und ganze Unternehmen.
Was ist SharePoint?
SharePoint ist eine Webplattform von Microsoft für Zusammenarbeit, Dokumentenmanagement und Intranet. Sie ist Teil von Microsoft 365 und wird in der Cloud als SharePoint Online betrieben. Außerdem gibt es eine selbst gehostete Variante namens SharePoint Server, die im Mittelstand seltener vorkommt.
Zudem bildet SharePoint das Fundament vieler bekannter Microsoft-Dienste. So basieren Microsoft Teams, OneDrive for Business und Viva Engage auf SharePoint-Strukturen. Folglich profitieren Unternehmen indirekt von SharePoint, auch wenn sie die Oberfläche selbst kaum öffnen.
Wie funktioniert SharePoint?
SharePoint organisiert Inhalte in sogenannten Websites. Jede Website kann Dokumentbibliotheken, Listen, Seiten und Apps enthalten. Beispielsweise hat jedes Team in Microsoft Teams eine eigene SharePoint-Website im Hintergrund. Damit landen alle Dateien aus dem Team automatisch in einer geordneten Bibliothek.
Außerdem regelt SharePoint Berechtigungen sehr fein. Administratoren steuern, wer Dokumente sehen, bearbeiten oder teilen darf. Zudem speichert SharePoint Versionen, sodass ältere Stände jederzeit wiederhergestellt werden können. Dadurch sinkt das Risiko von Datenverlust deutlich.
Wofür wird SharePoint im Unternehmen eingesetzt?
SharePoint deckt mehrere zentrale Anwendungsfälle im Mittelstand ab. Beispielsweise nutzen Unternehmen SharePoint als Ersatz für veraltete Netzlaufwerke. Außerdem dient SharePoint als Intranet mit Nachrichten, Richtlinien und Mitarbeiter-Self-Service.
Zudem entstehen auf SharePoint kleine Fachanwendungen, etwa für Urlaubsanträge, Bestellungen oder Onboarding. Darüber hinaus bildet SharePoint die Grundlage für Zusammenarbeit in Microsoft Teams. Folglich profitieren Projekte, Abteilungen und externe Partner von strukturierten Arbeitsräumen mit klaren Rechten.
Mehr zur engen Verzahnung lesen Sie im Beitrag Microsoft Teams.
SharePoint Lizenzierung und Preise
SharePoint Online ist in den meisten Microsoft 365 Business- und Enterprise-Plänen enthalten. Beispielsweise umfassen Microsoft 365 Business Standard und Business Premium SharePoint ohne Aufpreis. Zudem gibt es eigenständige Pläne wie SharePoint Online Plan 1, falls Unternehmen nur die Plattform benötigen.
Die Preise hängen vom gewählten Plan ab und werden pro Nutzer und Monat abgerechnet. Außerdem sollten Unternehmen Speicherbedarf und Anzahl der Websites einplanen. Dadurch bleiben die Kosten transparent und skalierbar.
SharePoint und DSGVO: Sicherheit und Compliance
SharePoint Online lässt sich DSGVO-konform betreiben, wenn die richtigen Einstellungen aktiv sind. Beispielsweise sollten Unternehmen den Speicherort in der EU wählen und einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit Microsoft abschließen. Zudem unterstützt SharePoint Funktionen wie Verschlüsselung, Vertraulichkeitsbezeichnungen und Data Loss Prevention.
Außerdem hilft die Kombination aus SharePoint und Intune dabei, Geräte und Zugriffe abzusichern. Folglich erfüllen Unternehmen typische Anforderungen aus DSGVO, NIS2 und branchenspezifischen Regelwerken deutlich besser.
Vorteile von SharePoint für Unternehmen
SharePoint liefert mehrere konkrete Vorteile, die Entscheidern bei der Bewertung helfen. Die folgende Tabelle zeigt Funktion und messbaren Nutzen im Überblick.
| Funktion | Nutzen für Unternehmen |
| Zentrale Dokumentablage | Mitarbeitende finden Dateien schneller, doppelte Versionen entfallen |
| Feingranulare Berechtigungen | Sensible Inhalte werden gezielt geschützt, Audits werden einfacher |
| Versionierung und Wiederherstellung | Verlorene Stände sind in Minuten zurück, das Risiko durch Fehler sinkt |
| Integration in Microsoft Teams | Zusammenarbeit ohne Tool-Wechsel, schnellere Reaktionszeiten |
| Mobiler Zugriff über App und Browser | Arbeiten von überall, keine VPN-Hürden für Standardzugriffe |
Worauf Unternehmen bei SharePoint achten sollten
Eine erfolgreiche SharePoint-Einführung beginnt mit einer klaren Struktur. Beispielsweise sollten Unternehmen Websites, Bibliotheken und Berechtigungen vorab planen. Außerdem ist eine klare Namenskonvention für Dateien und Ordner wichtig.
Zudem brauchen Mitarbeitende kurze Schulungen, damit SharePoint im Alltag akzeptiert wird. Folglich sinkt das Risiko, dass die Plattform parallel zu alten Netzlaufwerken läuft.
Praxis-Tipp Starten Sie mit einem Pilotbereich, etwa der Geschäftsführung oder einer Fachabteilung. Dadurch sammeln Sie Erfahrung, bevor SharePoint unternehmensweit ausgerollt wird.
Typische Fragen aus der Praxis (FAQ)
SharePoint ist die zentrale Plattform für Dokumente, Intranet und Zusammenarbeit in Microsoft 365. Unternehmen nutzen SharePoint für Dateiablage, Wissensmanagement, Intranet-Seiten und kleinere Fachanwendungen.
SharePoint ist in vielen Microsoft 365 Business- und Enterprise-Plänen bereits enthalten. Eigenständige SharePoint-Pläne starten bei wenigen Euro pro Nutzer und Monat. Die genauen Preise hängen von Lizenz und Speicherbedarf ab.
Ja, SharePoint Online lässt sich DSGVO-konform betreiben. Voraussetzung sind EU-Datenresidenz, ein Auftragsverarbeitungsvertrag und passende Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung und Vertraulichkeitsbezeichnungen.
OneDrive for Business ist für persönliche Dateien einer Nutzerin oder eines Nutzers gedacht. SharePoint ist für gemeinsam genutzte Dateien, Teamräume und Intranet-Inhalte zuständig.
Ja, jedes Team in Microsoft Teams nutzt im Hintergrund eine SharePoint-Website. Dateien aus einem Teams-Kanal liegen automatisch in einer SharePoint-Bibliothek.
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