OneDrive

OneDrive ist der zentrale Cloud-Speicher in Microsoft 365 und bietet jedem Nutzer 1 TB persönlichen Speicher. Sie speichern, synchronisieren und teilen Geschäftsdateien sicher über jedes Gerät hinweg. Zudem verbindet OneDrive Ihre Mitarbeitenden mit Teams, Outlook und SharePoint zu einem gemeinsamen Arbeitsplatz. Dadurch ersetzt OneDrive in vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen den klassischen Dateiserver.

Was ist OneDrive?

OneDrive ist der persönliche Cloud-Speicher von Microsoft und Teil jeder gängigen Microsoft 365 Lizenz. Im Unternehmenskontext heißt der Dienst OneDrive for Business und ist klar von der privaten Variante OneDrive Personal getrennt. Jeder Mitarbeitende erhält ein eigenes Postfach für Dateien, vergleichbar mit einem persönlichen Laufwerk.

OneDrive ist eng mit Microsoft 365 verzahnt und arbeitet nahtlos mit Word, Excel, Outlook und Teams zusammen. Dadurch entstehen kurze Wege zwischen Datei, Mail und Chat.

Wie funktioniert OneDrive?

OneDrive speichert Ihre Dateien in der Microsoft Cloud und spiegelt sie auf jedes Endgerät, das angemeldet ist. Der OneDrive-Client zeigt einen lokalen Ordner, der ständig mit der Cloud abgeglichen wird. Zudem entscheiden Sie über die Funktion Dateien bei Bedarf, ob ein Dokument nur in der Cloud oder auch lokal gespeichert wird.

Die Synchronisierung funktioniert online und offline. Beispielsweise bearbeiten Sie eine Präsentation im Zug ohne Verbindung. Sobald das Notebook wieder online ist, übernimmt OneDrive die Änderungen automatisch. Außerdem warnt OneDrive bei Konflikten und behält beide Versionen, sodass keine Arbeit verloren geht.

Wofür wird OneDrive eingesetzt?

Unternehmen nutzen OneDrive in der Regel für drei Szenarien:

• Ersatz für den klassischen Dateiserver bei persönlichen Arbeitsdateien.
• Sichere Dateifreigabe mit Kunden, Lieferanten und externen Partnern über zeitlich begrenzte Links.
• Mobiler Zugriff auf Geschäftsdokumente vom Notebook, Tablet oder Smartphone.

Für gemeinsame Team- und Projektdateien empfiehlt sich hingegen SharePoint Online, da dort Berechtigungen und Versionsstände auf Teamebene zentral gesteuert werden.

OneDrive Lizenzierung und Preise

OneDrive ist Bestandteil fast aller Microsoft 365 Pläne für Unternehmen. Die Standardausstattung enthält 1 TB Speicher pro Lizenz. Außerdem gibt es eigenständige OneDrive for Business Pläne, falls Sie OneDrive ohne Office-Apps nutzen möchten.

Die wichtigsten Optionen im Überblick:

• Microsoft 365 Business Basic: enthält OneDrive 1 TB, Exchange Online und Web-Apps.
• Microsoft 365 Business Standard: zusätzlich die Desktop-Apps Word, Excel, PowerPoint und Outlook.
• Microsoft 365 Business Premium: zusätzlich erweiterte Sicherheit mit Defender und Intune.
• OneDrive for Business Plan 1: 1 TB Speicher, ohne Office-Apps, ideal für reine Lager-Szenarien.

Beachten Sie, dass die Preise je nach Vertragslaufzeit und Lizenzpartner variieren. Daher lohnt sich ein Vergleich vor dem Vertragsabschluss.

OneDrive und DSGVO: Was Sie zur Sicherheit wissen müssen

OneDrive verarbeitet personenbezogene Daten und unterliegt damit der DSGVO. Microsoft stellt einen Auftragsverarbeitungsvertrag bereit und bietet EU-Datenresidenz für Unternehmenskunden. Außerdem werden Dateien in Ruhe mit BitLocker und in Übertragung mit TLS verschlüsselt.

Das BSI empfiehlt für Cloud-Dienste zusätzlich klare Berechtigungskonzepte und Multi-Faktor-Authentifizierung. Beides setzen wir bei jeder OneDrive-Einführung als Standard.

Zudem helfen Conditional Access und Data Loss Prevention dabei, sensible Daten gezielt zu schützen. Beispielsweise blockieren Sie den Zugriff aus unsicheren Ländern oder verhindern, dass Kreditkartendaten in einem freigegebenen Link landen.

Vorteile von OneDrive für kleine und mittelständische Unternehmen

OneDrive bietet handfeste Vorteile gegenüber lokalen Dateiservern und Privatcloud-Lösungen:

• Geringere IT-Kosten, da Hardware-, Strom- und Wartungsaufwand entfällt.
• Höhere Ausfallsicherheit durch das Microsoft-Rechenzentrum mit georedundanter Speicherung.
• Schneller Zugriff von überall, dadurch produktiveres mobiles Arbeiten und Homeoffice.
• Bessere Zusammenarbeit, weil Teams und Outlook direkt auf OneDrive-Dateien zugreifen.
• Stärkere Sicherheit durch Verschlüsselung, MFA, Conditional Access und automatische Backups.

Worauf Unternehmen bei OneDrive achten sollten

OneDrive entfaltet seinen Nutzen erst mit einer sauberen Einführung. Daher empfehlen wir, vor dem Start drei Punkte zu klären:

• Datenstruktur: Welche Dateien gehören persönlich in OneDrive, welche in SharePoint-Teams?
• Berechtigungen: Wer darf intern und extern teilen, mit welcher Gültigkeitsdauer?
• Sicherheit: Sind MFA, Conditional Access und Geräteverwaltung aktiv?

Für die Geräteverwaltung empfiehlt sich Intune, damit auch private Notebooks und Smartphones nur unter klaren Regeln auf Firmendaten zugreifen.

Praxis-Tipp: Migrieren Sie nicht alle Altdaten ungeprüft. Sortieren Sie veraltete Inhalte aus, bevor Sie OneDrive in Betrieb nehmen, denn das spart Speicher und reduziert Risiken.

Typische Fragen zu OneDrive aus der Praxis

OneDrive Funktionen und ihr Nutzen für Ihr Unternehmen

Ergebnis: Was Sie nach der OneDrive-Einführung erreichen

• Sie ersetzen Ihren Dateiserver und sparen jährliche Hardware- und Wartungskosten.
• Ihre Mitarbeitenden greifen in unter 30 Sekunden von überall auf aktuelle Dokumente zu.
• Sie reduzieren Sicherheitsvorfälle durch MFA, Verschlüsselung und Conditional Access deutlich.

Sie stellen versehentlich gelöschte oder überschriebene Dateien innerhalb von Sekunden wieder her.

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