Fallstudien Dienstleistung
Microsoft 365 Business Premium, Intune für alle Geräte und der Fachanwendungsserver in Azure: Homeoffice ohne Risiko für Mandantendaten.
Vertraulicher Case – Wettbewerbsvorteil. Der Kunde möchte nicht, dass sein Name hier steht. Die Fakten des Projekts sind unverändert, nur Firma und Logo bleiben ungenannt.
Das Unternehmen
Die Kanzlei betreut mittelständische Unternehmen und Freiberufler in Steuer- und Lohnfragen. 25 Mitarbeitende arbeiten mit einer Fachanwendung für Buchhaltung und Jahresabschluss, mit Dokumentenmanagement und einem hohen E-Mail-Aufkommen mit Mandanten. Vertraulichkeit ist hier kein Zusatz, sondern Berufspflicht.
Der Kunde möchte nicht namentlich genannt werden. Die Zahlen und Abläufe dieses Projekts sind unverändert wiedergegeben; nur Firma und Logo bleiben ungenannt.
Ausgangslage
Homeoffice für alle Mitarbeitenden ohne Abstriche bei der Sicherheit ermöglichen
Jedes Gerät zentral verwalten, verschlüsseln und im Verlustfall sperren können
Den Fachanwendungsserver aus dem Kanzlei-Keller in eine gesicherte Umgebung bringen
Anmeldungen mit MFA und klaren Zugriffsregeln absichern
E-Mail-Verkehr mit Mandanten gegen Phishing und Spoofing schützen
Dokumentationspflichten gegenüber Kammer und Datenschutz erfüllen
01
Die Kanzlei nutzte einen lokalen Server für Fachanwendung, Dateiablage und E-Mail. Homeoffice lief über einen VPN-Zugang auf private Notebooks, auf denen niemand wusste, welche Updates installiert waren. Mandantenunterlagen landeten teils in privaten Cloud-Speichern, weil der Weg über den Server zu umständlich war.
Nach einem Phishing-Vorfall bei einer befreundeten Kanzlei wollte die Kanzleileitung Klarheit: Wer meldet sich mit welchem Gerät an, wo liegen welche Daten, und wie schnell lässt sich ein Gerät sperren, wenn es im Zug liegen bleibt? Die bisherige IT-Betreuung konnte diese Fragen nicht sicher beantworten.
02
Identitäten zuerst, dann Geräte, dann Daten und Anwendungen. Reihenfolge und Zeitplan standen vor dem ersten Handgriff fest.
Wir haben Geräte, Konten, Datenablagen und Berechtigungen erfasst und mit der Kanzleileitung den Schutzbedarf je Datenklasse festgelegt. Daraus entstanden ein Berechtigungskonzept und eine Lizenzempfehlung: Microsoft 365 Business Premium für alle Mitarbeitenden.
Microsoft Entra ID mit Multi-Faktor-Authentifizierung für jedes Konto, Conditional Access, das nur verwaltete und konforme Geräte zulässt, und Rollen mit minimalen Rechten. Privilegierte Zugriffe laufen über separate Admin-Konten.
Alle Notebooks wurden in Intune aufgenommen und mit Windows Autopilot neu bereitgestellt: BitLocker-Verschlüsselung, Defender for Business, Update-Ringe und ein Standard-App-Paket. Private Geräte haben seitdem keinen Zugang mehr; die Kanzlei stellt verwaltete Geräte.
Der Fachanwendungsserver wurde als virtuelle Maschine nach Azure migriert, mit täglichem Backup und Zugriff ausschließlich aus dem Firmennetz und von konformen Geräten. Postfächer zogen nach Exchange Online um, geschützt durch Defender for Office 365 mit Anti-Phishing-Richtlinien, SPF, DKIM und DMARC.
03
Die Kanzlei kann heute jede Frage beantworten, die vorher offen war. Jedes Gerät ist bekannt, verschlüsselt und lässt sich aus der Ferne sperren. Jede Anmeldung ist mit einem zweiten Faktor abgesichert, und Mandantendaten liegen ausschließlich in SharePoint, OneDrive und der Fachanwendung in Azure, nicht mehr in privaten Cloud-Speichern.
Homeoffice ist Alltag geworden, weil der Arbeitsplatz zu Hause derselbe ist wie in der Kanzlei: verwaltetes Notebook, Anmeldung mit MFA, Fachanwendung über eine gesicherte Verbindung. Neue Mitarbeitende erhalten ihr Gerät per Autopilot und sind am ersten Tag arbeitsfähig.
Für Kammer und Datenschutz liegt eine Dokumentation vor, die beschreibt, welche Daten wo liegen, wer darauf zugreift und wie das Backup geprüft wird. Die Betreuung läuft als Managed Service mit festem Ansprechpartner weiter.
Ergebnis
Warum CodeKlar
Spezialisiert auf Microsoft 365 und Azure, mit klaren Paketen und ehrlicher Beratung.
Mehr über unsWir sind keine Generalisten, sondern Spezialisten. Ausschließlich Lösungen auf Basis von Microsoft 365 und Azure, ohne Ablenkung durch andere Systeme. Das garantiert tiefes Know-how, saubere Architekturen und optimale Nutzung der Microsoft-Cloud.
Sicherheit, Backup und Archivierung als Service, kalkulierbar und zuverlässig. Monatlich buchbare Pakete auf Basis von Microsoft-Technologien, betrieben in Azure. Klare Verantwortlichkeiten, keine bösen Überraschungen.
Wir sagen, was geht. Und was nicht. Ehrliche IT-Beratung, verständlich erklärt, ohne Fachchinesisch. Technisch fundiert, aber immer mit Blick auf den Nutzen für Ihr Unternehmen.
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