Copilot Chat nutzen: Praxisguide für Unternehmen

Warum Copilot Chat mehr ist als ein weiterer Chatbot

Der entscheidende Unterschied zu Copilot in einzelnen Apps

Copilot in Word, Excel, PowerPoint oder Outlook ist jeweils an eine einzelne Anwendung gebunden. Copilot Chat in der Premium-Variante geht einen entscheidenden Schritt weiter: Er kann gleichzeitig auf E-Mails, Dateien, Teams-Chats, Besprechungen und Kontakte zugreifen und daraus in einer einzigen Antwort eine zusammenhängende, quellenübergreifende Auswertung erstellen. Genau das lässt sich mit keiner einzelnen App allein erreichen.

Was Copilot Chat konkret leistet

Kurz erklärt: Copilot Chat ist die zentrale Kommandozentrale für Ihre gesamte Microsoft-365-Arbeitsumgebung. Man kann es sich vorstellen wie eine erfahrene, unternehmensweit vernetzte Assistenz, die gleichzeitig Zugriff auf das E-Mail-Postfach, die Dateiablage und den Besprechungskalender hat und daraus in Sekunden eine stimmige, gut belegte Antwort zusammenstellt, statt dass man selbst mühsam zwischen fünf verschiedenen Programmen hin- und herspringen muss.

Gemeinsam das volle Potenzial ausschöpfen

Damit dieses Potenzial im Arbeitsalltag wirklich ankommt, begleiten wir als CodeKlar Unternehmen bei der Einführung: von den passenden Grundeinstellungen bis zur sicheren, alltagstauglichen Nutzung im gesamten Team.

Wo Sie Copilot Chat finden und was sich einstellen lässt

Arbeit oder Web: die Datenquelle bewusst wählen

Oben im Chat-Fenster findet sich ein zentraler Umschalter zwischen „Arbeit“ und „Web“. Im Web-Modus antwortet Copilot ausschließlich auf Basis öffentlich verfügbarer Informationen aus dem Internet. Im Arbeitsmodus, technisch von Microsoft auch als Work IQ bezeichnet, bezieht Copilot zusätzlich Ihre eigenen Unternehmensdaten mit ein. Das ist besonders praktisch, wenn eine Fragestellung sowohl allgemeines Wissen als auch unternehmensinterne Informationen betrifft, etwa zu einem Produkt, das es sowohl am Markt als auch im eigenen Portfolio gibt.

Schnelle Antwort oder tiefere Analyse

Bei der Modellauswahl lässt sich zusätzlich zwischen einer schnellen Antwort und einer tieferen Analyse wählen. Bei der tieferen Analyse prüft Copilot das eigene Ergebnis noch einmal selbst, bevor er antwortet, was zu spürbar durchdachteren Antworten führt, allerdings auch etwas mehr Zeit kostet, teils 20 bis 60 Sekunden. Für einfache Aufgaben wie eine kurze Übersetzung reicht die schnelle Antwort völlig aus, bei komplexeren Auswertungen lohnt sich die zusätzliche Wartezeit der tieferen Analyse in aller Regel.

Neuer Chat oder temporärer Chat

Neben dem gewohnten neuen Chat gibt es die Möglichkeit, einen temporären Chat zu starten. Dieser wird nicht im Chatverlauf gespeichert und fließt nicht in das Copilot-Gedächtnis ein, praktisch etwa für Testläufe oder Demonstrationen, die nicht dauerhaft nachwirken sollen. Ein wichtiger Hinweis dazu direkt aus Microsofts eigener Dokumentation: Auch temporäre Chats können je nach den Aufbewahrungsrichtlinien der eigenen Organisation weiterhin gespeichert und von der IT-Administration eingesehen werden. „Temporär“ bezieht sich also auf die persönliche Sicht im Chatverlauf, nicht zwangsläufig auf eine vollständige Löschung im Hintergrund.

Die drei Punkte oben rechts: oft übersehen, aber hilfreich

• Zuletzt verwendete Seiten: schneller Zugriff auf zuvor erstellte Copilot Pages.
• Geplante Prompts: wiederkehrende Abfragen mit fester Uhrzeit und Wiederholung.
• Websuche an oder aus: steuert, ob Copilot im Arbeitsmodus zusätzlich auf das offene Internet zugreifen darf, auch relevant für Datenschutz-Überlegungen.
• Personalisierung: der zentrale Ort für Custom Instructions und das Copilot-Gedächtnis.

Praxisbeispiel: Informationen aus mehreren Quellen zusammenführen

Ein Briefing aus verschiedenen Unterlagen erstellen

Ein alltagsnahes Beispiel zeigt die Stärke von Copilot Chat besonders deutlich: Ein einseitiges Briefing für die Geschäftsführung soll vor einem wichtigen Kundentermin entstehen, mit aktuellem Stand, Marktposition und vorbereiteten Gesprächspunkten. Ein präziser Prompt beschreibt die eigene Rolle, den Anlass, die gewünschte Struktur in mehreren Abschnitten und verweist auf mehrere Quellen gleichzeitig, etwa ein Briefing-Dokument, eine Pipeline-Tabelle und eine aktuelle Web-Recherche zum Marktumfeld.

Automatische Quellenerkennung ganz ohne Verlinkung

Eine besondere Stärke von Copilot Chat: Die im Prompt genannten Dokumente müssen nicht einmal explizit verlinkt werden. Es genügt, den Dateinamen zu erwähnen, Copilot findet die passenden Dokumente eigenständig in der Unternehmensumgebung. Bei der Bearbeitung ist außerdem jederzeit nachvollziehbar, woher eine bestimmte Information stammt: Ein kurzes Überfahren mit der Maus zeigt die exakte Quelle, etwa eine bestimmte E-Mail oder ein bestimmtes Dokument, inklusive direkt anklickbarer Verweise auf beteiligte Personen.

Weiterdenken statt nur antworten

Bemerkenswert ist zudem, dass Copilot nach einer Antwort von sich aus sinnvolle Folgefragen oder nächste Schritte vorschlägt, etwa eine Liste kritischer Fragen für den bevorstehenden Termin. Diese Vorschläge sind oft überraschend treffend und liefern Denkanstöße, auf die man selbst nicht sofort gekommen wäre.

Aus einer Antwort eine übersichtliche Copilot Page machen

Umfangreiche Antworten lassen sich mit einem Klick in eine sogenannte Copilot Page umwandeln, eine Loop-Komponente, die deutlich übersichtlicher und besser lesbar ist als eine lange Chat-Antwort. Eine solche Page lässt sich direkt mit Kolleginnen und Kollegen teilen, sodass mehrere Personen gemeinsam daran weiterarbeiten können. Darüber hinaus lässt sich eine Page mit einem weiteren Klick in ein vollständig formatiertes Word-Dokument oder eine PDF-Datei umwandeln, praktisch für alles, was anschließend versendet oder archiviert werden soll, ohne den Inhalt mühsam von Hand neu zu formatieren.

Copilot mit Custom Instructions und Gedächtnis personalisieren

Custom Instructions: einmal einrichten, dauerhaft nutzen

Wer die eigene Rolle, Branche und bevorzugte Antwortweise nicht in jedem einzelnen Prompt neu erklären möchte, findet in der Personalisierung die passende Lösung: Custom Instructions. Ein einmal hinterlegter Text, etwa zur eigenen Funktion im Unternehmen, zur Zielgruppe und zum gewünschten Ton, wird ab sofort bei jeder Nutzung von Copilot Chat automatisch berücksichtigt. Der Unterschied in der Praxis ist deutlich spürbar: Mit passenden Custom Instructions antwortet Copilot merklich fachsprachlicher und zielgerichteter als ohne.

Das Copilot-Gedächtnis für einzelne Fakten

Ergänzend dazu lässt sich Copilot im laufenden Chat auffordern, sich bestimmte Informationen dauerhaft zu merken, etwa einen konkreten Vertragswert oder eine wichtige Fristvorgabe. Diese Erinnerungen lassen sich jederzeit in der Personalisierung einsehen, einzeln verwalten oder wieder löschen. Der Unterschied zu den Custom Instructions: Während Custom Instructions den grundsätzlichen Antwortstil festlegen, sind die Erinnerungen eher für einzelne, punktuelle Fakten gedacht, die Copilot über mehrere Gespräche hinweg im Blick behalten soll.

Wiederkehrende Aufgaben automatisch ausführen lassen

Für regelmäßig wiederkehrende Aufgaben, etwa eine wöchentliche Zusammenfassung offener Punkte aus E-Mails und Teams-Chats, lässt sich ein Prompt als automatisch wiederkehrend hinterlegen. Ein praktischer Kniff dabei: Copilot selbst lässt sich bitten, zunächst einen passenden, gut strukturierten Prompt für diese wiederkehrende Aufgabe zu formulieren, bevor dieser dann als geplanter Prompt mit fester Uhrzeit und Wiederholrhythmus gespeichert wird. So entstehen deutlich durchdachtere Formulierungen, als man sie oft selbst spontan schreiben würde.

Ein Praxis-Tipp aus eigener Erfahrung: Es lohnt sich, bei geplanten Prompts direkt eine E-Mail-Benachrichtigung zu aktivieren. Ohne diese Benachrichtigung landet das Ergebnis nur unauffällig im Chatverlauf, erkennbar an einem kleinen Punkt, der im Arbeitsalltag leicht übersehen wird.

Copilot selbstständig die richtige Quelle finden lassen

Copilot Chat lässt sich auch ganz ohne explizite Quellenangabe befragen und findet die passenden Informationen dann eigenständig in der gesamten Unternehmensumgebung, etwa in einer SharePoint-Vertriebsablage. Das funktioniert beeindruckend gut, birgt aber auch ein Risiko: Die Qualität der Antwort hängt direkt davon ab, wie sauber und eindeutig die zugrunde liegenden Daten strukturiert sind. Gibt es beispielsweise mehrere ähnliche Tabellen mit unklarer Benennung, wird es für Copilot schwieriger, zuverlässig die richtige Quelle auszuwählen.

Auch aufgezeichnete Besprechungen lassen sich gezielt einbeziehen, etwa um ein Meeting in wenigen Sätzen zusammenzufassen oder direkt im Anschluss ein Angebot auf Basis der im Gespräch genannten Informationen zu erstellen. Die dabei automatisch erzeugten Besprechungs-Highlights bieten einen schnellen Überblick über die wichtigsten Momente, ganz ohne die komplette Aufzeichnung erneut anzusehen.

Neu 2026: Prompt Gallery und organisationsweite Prompts

Microsoft hat Copilot Chat im Verlauf des Jahres 2026 um zwei Funktionen ergänzt, die den Einstieg zusätzlich erleichtern. Die neue Prompt Gallery bündelt fertige, sofort nutzbare Prompt-Vorlagen für typische Aufgaben wie das Vorbereiten von Besprechungen, das Verfassen von Texten oder das schnelle Nachholen verpasster Informationen. Ergänzend dazu können IT-Administratorinnen und -Administratoren seit Sommer 2026 eigene, organisationsweite Prompts im Microsoft 365 Admin Center hinterlegen, die direkt in den Prompt-Vorschlägen im Chat erscheinen. So lässt sich unternehmensweit ein einheitlicher, bewährter Umgang mit Copilot etablieren, statt dass jede Person das Prompten für sich allein neu erlernen muss.

Worauf Sie bei Copilot Chat achten sollten

• Die Antwortqualität hängt unmittelbar von der Datenqualität ab: Unklar benannte oder doppelt vorhandene Dokumente erschweren es Copilot, die richtige Quelle zu finden.
• Temporäre Chats sind nicht automatisch vollständig gelöscht, sie können je nach Aufbewahrungsrichtlinie der Organisation weiterhin gespeichert und von der IT-Administration eingesehen werden.
• Die tiefere Analyse liefert bessere Ergebnisse, benötigt dafür aber spürbar mehr Zeit, für einfache Aufgaben lohnt sich meist die schnelle Antwort.
• Neuere Sprachmodelle müssen teilweise manuell ausgewählt werden, da im Automodus nicht immer automatisch das aktuellste Modell verwendet wird.

Eine ausführliche, laufend aktualisierte Beschreibung der Personalisierungsoptionen bietet Microsoft direkt unter Personalisieren, woran sich Microsoft 365 Copilot erinnert (Microsoft Support).

Unser Angebot

Copilot Chat entfaltet sein volles Potenzial, wenn ein Team die Personalisierungsmöglichkeiten kennt, gute Prompts formuliert und weiß, wie eigene Unternehmensdaten strukturiert sein müssen, damit Copilot zuverlässig die richtigen Quellen findet. Genau dabei unterstützen wir als CodeKlar: In praxisnahen, verständlichen Trainings zeigen wir Ihrem Team, wie sich Copilot Chat gezielt für Briefings, Auswertungen und den Arbeitsalltag im eigenen Unternehmen einsetzen lässt.

Wie eine strukturierte Copilot-Einführung insgesamt abläuft, lesen Sie in unserem Leitfaden Microsoft Copilot im Unternehmen einführen: Der komplette Leitfaden 2026.

Fazit

Copilot Chat ist die Stelle, an der die einzelnen Copilot-Bausteine aus Word, Excel, PowerPoint und Outlook zusammenlaufen: Zugriff auf die gesamte Unternehmensumgebung, personalisierbar über Custom Instructions und Gedächtnis, automatisierbar über geplante Prompts und direkt weiterverwendbar über Copilot Pages. Microsoft baut diese zentrale Schaltstelle 2026 sichtbar weiter aus, mit einer neuen Prompt Gallery und organisationsweiten Prompts. Wer die vorgestellten Funktionen kennt, Copilot bewusst personalisiert und auf eine saubere Datenbasis achtet, bekommt aus Copilot Chat spürbar mehr heraus als bei einer rein zufälligen Nutzung. Als CodeKlar begleiten wir Sie gerne dabei, diesen Weg für Ihr gesamtes Team verständlich und sicher zu gestalten.

Jetzt Ihr Team im Umgang mit Copilot Chat schulen

Möchten Sie, dass Ihr Team Copilot Chat sicher und wirkungsvoll für Briefings, Auswertungen und den Arbeitsalltag einsetzt? Wir bieten praxisnahe Trainings direkt an echten Anwendungsfällen aus Ihrem Unternehmen.