Künstliche Intelligenz und Digitalisierung

KI-Einsatz in Unternehmen

Der KI-Einsatz in deutschen Unternehmen hat sich innerhalb eines Jahres nahezu verdoppelt. Laut ifo-Konjunkturumfrage vom Juni 2025 verwenden aktuell 40,9 % der Unternehmen Künstliche Intelligenz in ihren Geschäftsprozessen – ein deutlicher Anstieg gegenüber 27 % im Vorjahr. Weitere 18,9 % planen in den kommenden Monaten den KI-Start. „KI wird zunehmend zu einem strategischen Thema in den Unternehmen“, sagt Klaus Wohlrabe, Leiter der ifo-Umfragen. „Die Herausforderung besteht darin, sie sinnvoll in bestehende Prozesse zu integrieren“.

Für Geschäftsführung und Inhabende, Abteilungsleitungen, den öffentlichen Dienst und den Mittelstand (KMU) ergeben sich daraus konkrete Chancen – aber auch Herausforderungen, die eine klare Strategie erfordern. Wer jetzt die richtigen Weichen stellt, kann Effizienz steigern, Fachkräftemangel kompensieren und Sicherheitsrisiken vorbeugen.

Branchenunterschiede und Unternehmensgrößen: Wer setzt KI bereits ein?

Die KI-Durchdringung variiert stark nach Branche und Größe. In der Werbung und Marktforschung liegt der KI-Einsatz bei 84,3 %, bei IT-Dienstleistern bei 73,7 % und in der Automobilbranche bei 70,4 %. In Chemie und Maschinenbau nutzt etwa jedes zweite Unternehmen KI. Zurückhaltender sind Gastronomie (31,3 %), Nahrungsmittel- und Getränkehersteller (rund 21 %) und Textilproduzenten (18,8 %).

Besonders dynamisch war das Wachstum im Bauhauptgewerbe: Innerhalb von zwei Jahren stieg der KI-Anteil von 7,1 % auf 25 %. Im Handel kletterte der Einsatz von 10 % auf knapp 34 %. Im Verarbeitenden Gewerbe und im Dienstleistungssektor verwenden mittlerweile jeweils über 40 % KI. „Der Wechsel ist spürbar: Statt über KI zu sprechen, setzen viele Firmen sie jetzt aktiv ein“, so Wohlrabe.

Ein klarer Zusammenhang zeigt sich mit der Unternehmensgröße: 56 % der Großunternehmen nutzen KI, bei KMU sind es 38 % und bei Kleinstbetrieben nur 31 %. Dennoch ist auch bei kleineren Unternehmen ein zunehmendes Interesse erkennbar – viele befinden sich bereits in der Planungs- oder Diskussionsphase.

Gleichzeitig bleibt eine relevante Gruppe skeptisch: Im Einzelhandel ist für 22,2 % der Unternehmen KI aktuell kein Thema. In der Gastronomie und im Bauhauptgewerbe gilt dies für jeweils rund 27 % der Betriebe. Für Führungskräfte im Mittelstand bedeutet das: Der Handlungsbedarf ist real, der Einstieg gelingt aber zunehmend auch für kleinere Unternehmen.

Chancen durch Digitalisierung und KI

Warum sollten Führungskräfte jetzt handeln? Der rasante Anstieg der KI-Nutzung ist keine Mode, sondern Antwort auf akute Herausforderungen wie Fachkräftemangel, Kostendruck und steigende Kundenanforderungen. Gleichzeitig liegt der Schlüssel nicht in Speziallösungen, sondern dort, wo Mitarbeitende täglich arbeiten – etwa in der Microsoft-365-Umgebung mit Tools wie Outlook, Teams, Word, Excel und SharePoint.

Wettbewerbsfähigkeit sichern: Organisationen, die KI frühzeitig integrieren, verschaffen sich einen messbaren Vorsprung. Die ifo-Daten zeigen, dass der KI-Einsatz in nahezu allen Branchen wächst – wer jetzt nicht einsteigt, riskiert den Anschluss zu verlieren.

Effizienz und Kostensenkung im Alltag: KI-gestützte Werkzeuge übernehmen Routineaufgaben wie das Zusammenfassen von Meetings, Erstellen von E-Mails oder Auswerten von Daten. Das Ergebnis: schnellere Ergebnisse bei gleichbleibender oder höherer Qualität, ohne zusätzliche Insellösungen.

Entlastung bei Fachkräftemangel: Gerade in der öffentlichen Verwaltung und im Mittelstand spitzt sich der demografische Wandel zu. Digitalisierung und Automatisierung sind die effizienteste Antwort: Routineaufgaben werden automatisiert, sodass sich Fachkräfte auf komplexere Tätigkeiten konzentrieren können.

Herausforderungen: Was bremst die digitale Transformation?

Zeit, Komplexität und Sicherheitsrisiken sind die zentralen Bremsen. In der Praxis scheitern viele Digitalisierungsprojekte nicht an fehlendem Willen, sondern an mangelnden Kapazitäten und strukturellen Hindernissen. Ein differenzierter Blick zeigt, wo die konkreten Engpässe liegen:

Branchen ohne KI-Strategie: Im Einzelhandel ist für 22,2 % der Unternehmen KI aktuell kein Thema, in der Gastronomie und im Bauhauptgewerbe für jeweils rund 27 %. Diese Betriebe laufen Gefahr, den Anschluss zu verlieren, wenn Wettbewerber KI-getrieben schneller und effizienter arbeiten.

Fehlende Kapazitäten und Komplexität: Besonders kleine und mittlere Unternehmen kämpfen damit, neben dem Tagesgeschäft auch Digitalprojekte voranzutreiben. Gleichzeitig wächst die Komplexität, wenn mehrere Systeme und Schnittstellen zusammenspielen müssen.

Sicherheitsrisiken und Schatten-KI: Der Microsoft Cyber Pulse-Bericht vom 10. Februar 2026 zeigt: Über 80 % der Fortune-500-Unternehmen setzen bereits aktive KI-Agenten ein. Gleichzeitig haben 29 % der Mitarbeitenden zugegeben, nicht genehmigte KI-Agenten für Arbeitsaufgaben zu verwenden – ein Phänomen, das als „Shadow AI“ bezeichnet wird. Vasu Jakkal, Corporate Vice President bei Microsoft Security, warnt: „KI-Agenten skalieren schneller, als manche Unternehmen sie sehen können – und diese Sichtbarkeitslücke ist ein Geschäftsrisiko“.

Governance-Lücke: Der Microsoft-Bericht identifiziert fünf Kernfunktionen, die für die Sicherung der neuen KI-Umgebung unerlässlich sind: ein zentralisiertes Register aller KI-Agenten, identitätsbasierte Zugriffskontrolle, Echtzeit-Visualisierung, Verhaltensüberwachung und Data Governance. Die meisten Organisationen haben diese Strukturen noch nicht etabliert. Für Entscheider bedeutet das: Wer KI einsetzt, ohne gleichzeitig klare Governance-Regeln zu schaffen, riskiert Datenlecks und Kontrollverlust.

Erfolgsfaktoren und Empfehlungen: So gelingt die digitale Transformation

1. Ergebnisorientierte Strategie statt Technik-Fokus: Erfolgreiche Organisationen identifizieren zunächst operative Herausforderungen, bevor sie KI-Anwendungen evaluieren. Die Frage lautet nicht „Wo können wir KI einsetzen?“, sondern „Welche Ergebnisse wollen wir erzielen?“. Beginnen Sie mit überschaubaren Pilotprojekten, die messbaren Erfolg bringen, und skalieren Sie bewährte Lösungen schrittweise.

2. Prozesse Ende-zu-Ende digital denken: Vermeiden Sie Insellösungen. Digitalisierung entfaltet ihre Wirkung erst, wenn komplette Abläufe durchgängig digitalisiert sind. Häufiger Fehler: Ein Online-Formular wird eingeführt, intern werden die Daten aber ausgedruckt und analog weiterverarbeitet. Der Grundsatz muss lauten: „Erst die Prozesse neu aufstellen, dann digitalisieren – nicht den Status quo mit digitalen Hilfsmitteln zementieren.“

3. Mitarbeitende einbinden und Kompetenzen aufbauen: Der Faktor Mensch entscheidet. Angst vor Fehlern oder Scheitern verhindert Innovation. Führungskräfte müssen als Vorbilder vorangehen und eine offene Fehlerkultur etablieren. Digitalkompetenz muss auf allen Ebenen aufgebaut werden – durch Schulungen, E-Learning oder praxisnahe Workshops.

4. Sicherheit, Datenschutz und Governance von Beginn an integrieren: Ein Leitsatz aus der Praxis: „KI wie Microsoft Copilot bringt nur dann echten Mehrwert, wenn die Grundlagen stimmen“. Bevor Organisationen KI-Tools einführen, sollten Daten, Zugriffe und Geräte sauber abgesichert sein. Konkret bedeutet das: Datenklassifizierung mit Tools wie Microsoft Purview, damit vertrauliche Inhalte nicht versehentlich von KI verarbeitet werden. Zugriffssteuerung über Conditional Access und Endgeräteschutz über Lösungen wie Defender for Cloud Apps, die riskante Aktivitäten erkennen und unterbinden.

5. Kontrollierte KI statt Wildwuchs: Der Microsoft Cyber Pulse-Bericht empfiehlt ein zentralisiertes Register aller genehmigten und nicht genehmigten KI-Agenten im Unternehmen, kombiniert mit Zero-Trust-Prinzipien: KI-Agenten werden als eigenständige Identitäten behandelt und erhalten nur Zugriff auf die Daten, die für ihre Funktion erforderlich sind. So lässt sich Schatten-KI identifizieren und unkontrollierte Nutzung unterbinden.

Arbeitsmarkteffekte: Was bedeutet KI für die Beschäftigung?

27,1 % der Unternehmen gehen davon aus, dass KI in den nächsten fünf Jahren zum Abbau von Stellen führen wird. Nur 5,2 % rechnen mit zusätzlichen Jobs, zwei Drittel erwarten keine Veränderung. ifo-Präsident Clemens Fuest kommentiert: „Momentan loten die Unternehmen aus, in welchen Feldern KI Produktivitätsgewinne bringt. Bis sich das in messbare Effekte auf dem Arbeitsmarkt übersetzt, wird es noch ein paar Jahre dauern“.

Für Entscheider bedeutet das: KI ersetzt nicht pauschal Arbeitsplätze, sondern verändert Tätigkeitsprofile. Gleichzeitig ist die Entwicklung ambivalent – „Unternehmen, insbesondere die Industrie, erwarten einen durch KI beschleunigten Strukturwandel“, so Wohlrabe. Wer frühzeitig in Weiterqualifizierung investiert, profitiert von produktiveren Teams statt von Personalabbau.

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