Fallstudien Gesundheit und Pflege
Microsoft 365 Business Premium, Intune für 60 Smartphones und Notebooks, Defender und geprüftes Backup für einen ambulanten Pflegedienst.
Vertraulicher Case – Wettbewerbsvorteil. Der Kunde möchte nicht, dass sein Name hier steht. Die Fakten des Projekts sind unverändert, nur Firma und Logo bleiben ungenannt.
Das Unternehmen
Der Pflegedienst versorgt rund 250 Patientinnen und Patienten zu Hause. Etwa 45 Pflegekräfte sind täglich mit dem Smartphone unterwegs und dokumentieren Leistungen, Medikation und Vitalwerte in einer Pflegesoftware. In der Verwaltung arbeiten 15 Mitarbeitende an Abrechnung, Tourenplanung und Personal.
Der Kunde möchte nicht namentlich genannt werden. Die Zahlen und Abläufe dieses Projekts sind unverändert wiedergegeben; nur Firma und Logo bleiben ungenannt.
Ausgangslage
Alle Smartphones und Notebooks zentral verwalten, verschlüsseln und im Verlustfall löschen können
Patientendaten von privaten Apps und Speichern trennen
Jede Anmeldung mit MFA absichern, ohne die Pflegekräfte im Alltag auszubremsen
E-Mail-Verkehr mit Ärzten und Kassen gegen Phishing schützen
Ein Backup einführen, dessen Wiederherstellung regelmäßig geprüft wird
Nachweise für Datenschutzbeauftragten und Prüfungen bereithalten
01
Die Pflegekräfte nutzten teils private, teils vom Pflegedienst gestellte Smartphones ohne zentrale Verwaltung. Die Pflege-App lag neben WhatsApp und privaten Foto-Apps, Fotos von Wunddokumentationen landeten in privaten Cloud-Backups. Ein verlorenes Gerät konnte niemand sperren, Passwörter wurden im Team geteilt, weil die Zeit zwischen zwei Patienten knapp ist.
In der Verwaltung liefen E-Mail und Dateiablage auf einem kleinen Server, dessen Backup auf eine externe Festplatte lief, die im selben Raum lag. Der Datenschutzbeauftragte hatte in seinem Bericht mehrere Punkte angemahnt. Die Geschäftsführung wollte eine Lösung, die Sicherheit herstellt, ohne dass Pflegekräfte mehr Zeit mit Technik verbringen.
02
Sicherheit, die niemanden ausbremst: Geräte werden vorkonfiguriert ausgegeben, die Anmeldung läuft über die Authenticator-App, der Rest passiert im Hintergrund.
Gemeinsam mit Geschäftsführung und Datenschutzbeauftragtem haben wir festgelegt, welche Daten auf welchen Geräten liegen dürfen. Ergebnis: dienstliche Smartphones für alle Pflegekräfte, keine privaten Geräte mehr, Microsoft 365 Business Premium als Grundlage.
45 Android-Geräte wurden über Android Enterprise als vollständig verwaltete Geräte mit Intune bereitgestellt: Pflege-App, Outlook, Teams und Authenticator vorinstalliert, Kamera nur innerhalb der Pflege-App, keine privaten App-Stores. Verlorene Geräte lassen sich aus der Ferne sperren und löschen.
MFA für alle Konten mit Authenticator-App, Conditional Access für den Zugriff nur von verwalteten Geräten. Die Notebooks der Verwaltung wurden mit Autopilot neu aufgesetzt und mit BitLocker und Defender for Business geschützt. Postfächer zogen nach Exchange Online mit Defender for Office 365.
Dateiablage und Postfächer werden täglich gesichert, die Wiederherstellung wird quartalsweise geprobt und protokolliert. Für den Datenschutzbeauftragten entstand eine Dokumentation aller Maßnahmen. Sicherheitsmeldungen, Updates und Gerätewechsel laufen im Managed Service.
03
Patientendaten liegen heute ausschließlich in der Pflege-App und in Microsoft 365, auf Geräten, die der Pflegedienst kennt und steuert. Ein Smartphone, das im Auto eines Patienten liegen bleibt, ist in wenigen Minuten gesperrt und gelöscht. Private Apps haben keinen Zugriff mehr auf dienstliche Daten.
Für die Pflegekräfte hat sich der Alltag vereinfacht: Das Gerät kommt fertig eingerichtet, die Anmeldung ist ein Tipp in der Authenticator-App, und die Pflege-App startet direkt. Niemand muss mehr Passwörter teilen oder Fotos manuell übertragen.
Der Datenschutzbeauftragte hat seine Punkte als erledigt vermerkt. Backup und Wiederherstellung sind dokumentiert und geprobt, und die Geschäftsführung weiß, dass ein Ausfall des kleinen Serverraums den Betrieb nicht mehr gefährdet, weil es ihn nicht mehr gibt.
Ergebnis
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