DATEV in der Microsoft Azure Cloud

Lokale Server im Kosten und Innovationsdruck

Steuerkanzleien und Unternehmen, die mit DATEV arbeiten, stehen zunehmend vor einer strategischen Grundsatzentscheidung. Eigene Server weiter betreiben oder den Schritt in die Cloud gehen. In der Praxis fällt diese Entscheidung immer häufiger zugunsten der Cloud aus. Der Grund ist klar. Die Anschaffung und der Betrieb lokaler Server Hardware sind in den vergangenen Jahren deutlich teurer geworden.

Der weltweite KI Boom sorgt für eine massiv gestiegene Nachfrage nach leistungsfähiger Server Hardware, insbesondere nach Rechenleistung, Arbeitsspeicher und schnellen Speicherlösungen. Gleichzeitig führen Lieferengpässe bei Halbleitern, geopolitische Unsicherheiten sowie gestiegene Energie und Logistikkosten zu spürbaren Preissteigerungen. Diese Entwicklung trifft auch klassische Business Infrastrukturen, wie sie in Kanzleien und mittelständischen Unternehmen eingesetzt werden.

Während vor wenigen Jahren ein leistungsfähiger Server häufig noch im Bereich von 10.000 bis 20.000 Euro lag, bewegen sich die Investitionskosten heute nicht selten beim Zwei bis Dreifachen. Hinzu kommt, dass Server Hardware in der Regel alle drei bis vier Jahre erneuert werden muss. Neben den reinen Anschaffungskosten fallen laufende Ausgaben für Wartung, Strom, Klimatisierung, USV und physische Sicherheitsmaßnahmen an. Für viele Betriebe wird der eigene Server damit zu einem erheblichen Kosten und Risikofaktor.

Parallel dazu steigen die Anforderungen an Flexibilität und Verfügbarkeit. Mandanten und Mitarbeitende erwarten einen ortsunabhängigen Zugriff auf Anwendungen und Daten sowie eine jederzeit aktuelle IT Umgebung. Genau hier setzen moderne Cloud Lösungen an.

Mit Microsoft Azure lässt sich die DATEV Infrastruktur in einen eigenen, klar abgegrenzten Cloud Tenant verlagern. Anstelle hoher einmaliger Investitionen entstehen planbare monatliche Kosten. Rechenleistung, Speicher und Sicherheit lassen sich flexibel anpassen, Updates und Wartung erfolgen zentral und die Infrastruktur wächst mit den Anforderungen der Kanzlei oder des Unternehmens.

Auch DATEV selbst unterstützt diesen Weg aktiv. Bereits am 21. April 2021 wurde der Windows Virtual Desktop, heute Azure Virtual Desktop, offiziell für den Einsatz mit DATEV Anwendungen freigegeben. Damit ist der Betrieb von DATEV außerhalb des eigenen Serverraums technisch und organisatorisch vorgesehen. Im Oktober 2024 wurde die Zusammenarbeit zwischen DATEV und Microsoft weiter vertieft. Azure wurde dabei als zentrale Grundlage für neue Cloud und KI Lösungen benannt.

Für Steuerkanzleien und Unternehmen bedeutet das. Die Cloud ist längst keine theoretische Option mehr, sondern eine realistische und zukunftssichere Alternative zum eigenen Serverbetrieb. CodeKlar begleitet diesen Weg mit einem klaren Fokus auf Microsoft Cloud Technologien, DATEV Konformität und einer sauberen, sicheren Umsetzung.

Technischer Überblick: So läuft DATEV im eigenen Azure-Tenant

Der Betrieb von DATEV Software in der Microsoft Azure Cloud ist uneingeschränkt möglich und wird bereits vielfach in der Praxis umgesetzt. DATEV veröffentlicht regelmäßig aktualisierte Hinweise zu unterstützten Cloud Plattformen und empfiehlt Microsoft Azure sowie Azure Virtual Desktop ausdrücklich.

Das zentrale Prinzip lautet: Neuaufbau statt Lift & Shift. Anstatt bestehende Server einfach als Image in eine virtuelle Maschine zu verschieben, wird in Azure eine neue Infrastruktur aufgebaut. Diese entspricht funktional der bisherigen Umgebung, ist jedoch gezielt auf Cloud Technologien ausgelegt und langfristig skalierbar.

Zentrale Komponenten einer DATEV Cloud Umgebung

Active-Directory-Domäne (Domain Controller): DATEV Software setzt weiterhin eine Windows Domäne voraus. In Azure wird daher mindestens ein virtueller Windows Server als Domänencontroller betrieben. Dieser übernimmt die Active Directory Dienste, steuert Benutzerrechte und die Anmeldung aller Systeme, vergleichbar mit einem lokalen Domänencontroller. DATEV stellt hierfür eigene Integrationshinweise zur Verfügung.

DATEV-Applikationsserver: Ein dedizierter virtueller Server in Azure hostet die DATEV Serverdienste und Datenbanken. Auf diesem System wird die DATEV Software installiert, beispielsweise Kanzlei Rechnungswesen oder weitere Fachanwendungen. Die von DATEV beschriebenen Serverkonfigurationen gelten dabei auch für den Betrieb in Azure.

Dateiserver: Gemeinsame Dateien, Belegarchive und DATEV Laufwerke werden zentral in Azure bereitgestellt. Nutzer greifen wie gewohnt über Netzlaufwerke auf die Daten zu. Je nach Szenario kann entweder ein klassischer Dateiserver oder ein cloudbasierter Dateidienst mit Active Directory Integration eingesetzt werden.

Arbeitsplätze über Azure Virtual Desktop: Der Zugriff der Mitarbeitenden erfolgt über virtuelle Windows Desktops oder einzelne Anwendungen, bereitgestellt über Azure Virtual Desktop. Diese Lösung ist von DATEV empfohlen und bildet den modernen Kanzleiarbeitsplatz in der Cloud ab. Erfahrungsgemäß können mehrere gleichzeitige Nutzer performant auf einem Session Host arbeiten. Die Umgebung lässt sich bei wachsender Mitarbeiterzahl flexibel erweitern und bedarfsgerecht skalieren.

VPN Anbindung und Netzwerksicherheit: Der Zugriff aus dem Büro oder von anderen Standorten erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung in die Azure Umgebung. Dafür wird ein virtuelles Netzwerk eingerichtet, das die Cloud Systeme logisch segmentiert und sicher mit dem Unternehmensnetz verbindet. Auch spezielle Anforderungen wie Drucker oder lokale Peripheriegeräte lassen sich dabei technisch abbilden.

USB und Sicherheitsmedien: Sofern für DATEV Anwendungen lokale USB Sicherheitsmedien erforderlich sind, können diese über geeignete Netzwerk Lösungen aus dem lokalen Umfeld in der Cloud bereitgestellt werden. Damit bleibt auch dieser Anwendungsfall im Cloud Betrieb abgedeckt.

Backup und Notfallwiederherstellung: Die Sicherung der Systeme und Daten erfolgt automatisiert über Azure Backup in getrennte, verschlüsselte Speicher. Ergänzend kann eine Notfallwiederherstellung eingerichtet werden, um den Betrieb auch bei Cyberangriffen oder technischen Störungen sicher fortzuführen.

Architekturübersicht

Die folgende Abbildung zeigt schematisch die Azure Cloud Architektur mit den zentralen IT Komponenten, wie sie von CodeKlar GmbH für den Betrieb von DATEV in Microsoft Azure umgesetzt wird. Dargestellt ist eine getrennte Azure Umgebung mit virtuellen Netzwerken und Servern sowie einer sicheren VPN Anbindung an den Kanzlei Standort.

Abb.: Schematische Architektur – Azure-Umgebung mit VPN-Anbindung an den Kanzlei-Standort.

Zentrale Komponenten und Aufgaben

Hinweis zur Umsetzung: Die Einrichtung einer DATEV Umgebung in Microsoft Azure erfordert fundierte Erfahrung mit DATEV Systemarchitektur, Microsoft Infrastruktur und Sicherheitskonzepten. DATEV stellt ergänzend Dokumentationen und Praxisleitfäden zum Betrieb virtueller Maschinen in der Public Cloud bereit, die als technische Grundlage dienen.

CodeKlar begleitet Unternehmen und Kanzleien von der Planung über die Migration bis zum sicheren Betrieb einer DATEV Umgebung im eigenen Azure Tenant.

Kostenbetrachtung: Was kostet DATEV-Hosting in Azure?

Der Betrieb von DATEV in Microsoft Azure ist nicht nur technisch etabliert, sondern auch wirtschaftlich interessant. Betrachtet man nicht nur die reinen Anschaffungskosten eines Servers, sondern die Total Cost of Ownership (TCO), kann Cloud‑Hosting mit klassischen On‑Premises‑Lösungen konkurrieren oder diese sogar unterschreiten.

Neben der Hardware selbst müssen bei lokalen Serverlösungen laufende Kosten für Strom, Klimatisierung, Wartung, Sicherheitsmaßnahmen sowie der regelmäßige Erneuerungszyklus der Hardware berücksichtigt werden. In der Praxis müssen Server meist alle drei bis vier Jahre ersetzt werden.

Einmalige Kosten

Die einmaligen Kosten entstehen hauptsächlich zu Beginn des Projekts. Dazu zählen unter anderem:

• Planung und Architektur der Azure‑Umgebung
• Einrichtung der virtuellen Maschinen in Microsoft Azure
• Migration der DATEV‑Daten und Systeme
• Einrichtung der VPN‑Anbindung
• Testphase und Übergang in den Produktivbetrieb

Der Aufwand hängt von Größe und Komplexität der Kanzlei oder des Unternehmens ab und wird üblicherweise in Personentagen kalkuliert. Demgegenüber entfällt die Investition in neue Server‑ und Netzwerkinfrastruktur vollständig. Gerade bei den aktuell hohen Marktpreisen für Serverhardware stellt dies einen erheblichen wirtschaftlichen Vorteil dar.

In cloudbasierten Umgebungen entstehen zudem keine wiederkehrenden Kosten für die physische Erneuerung von Servern oder Netzwerkkomponenten.

Laufende Kosten

Beispielkalkulation aus der Praxis

Eine typische Azure‑Infrastruktur für eine kleinere Kanzlei mit etwa fünf Nutzenden – bestehend aus Domain Controller, DATEV‑Server, Dateiserver, Session Host, VPN‑Gateway und Backup – bewegt sich erfahrungsgemäß in einer Größenordnung von rund 500 € pro Monat für Cloud‑Ressourcen, Datensicherung und Netzwerk.

Zum Vergleich: Ein einzelner leistungsfähiger physischer Server kann bei aktuellen Marktpreisen schnell 20.000 € oder mehr kosten, zuzüglich Strom, Klimatisierung, USV, Wartung und Ausfallrisiko. Auf den üblichen Lebenszyklus von vier bis fünf Jahren umgerechnet ergeben sich vergleichbare monatliche Kosten – allerdings ohne die typischen Vorteile einer Cloud‑Umgebung.

Fazit zur Kostenfrage

DATEV‑Hosting in Microsoft Azure bietet eine planbare, transparente Kostenstruktur und vermeidet hohe Einmalinvestitionen in Hardware. Gleichzeitig profitieren Kanzleien und Unternehmen von Skalierbarkeit, ortsunabhängigem Zugriff, hoher Verfügbarkeit und modernen Sicherheitsmechanismen.

Wichtig: Alle genannten Beträge dienen als Richtwerte. Die tatsächlichen Kosten hängen von der individuellen Dimensionierung der Systeme, der Nutzeranzahl und dem Speicherbedarf ab. Azure stellt dafür geeignete Kalkulationswerkzeuge zur Verfügung, um eine realistische Kostenschätzung im Vorfeld zu ermöglichen.

Vergleich der Optionen: Azure vs. DATEVasp, SmartIT und On‑Premises

Für den Betrieb von DATEV gibt es mehrere grundsätzlich unterschiedliche Modelle. Neben dem klassischen eigenen Server im Büro oder Serverraum stehen mit DATEV‑SmartIT, DATEVasp beziehungsweise PARTNERasp sowie dem Betrieb im eigenen Azure‑Tenant verschiedene Hosting‑Varianten zur Verfügung. Jede Option bringt spezifische Vorteile und Einschränkungen mit sich.

Überblick der Betriebsmodelle

Einordnung aus der Praxis

Für kleine Kanzleien mit wenigen gleichzeitigen Nutzenden kann DATEV‑SmartIT eine schnelle und unkomplizierte Einstiegslösung sein. Die Kehrseite sind die geringe Individualisierbarkeit und die feste Nutzerobergrenze.

DATEVasp richtet sich an Kanzleien, die den IT‑Betrieb vollständig auslagern möchten und dafür ein höheres Preisniveau akzeptieren. Anpassungen und Erweiterungen sind möglich, jedoch im Rahmen der standardisierten Plattform begrenzt.

Der eigene Azure‑Tenant erfordert zu Beginn mehr Planung und ein sauberes technisches Konzept. Dafür erhalten Kanzleien maximale Flexibilität, volle Kontrolle über ihre Umgebung und langfristig häufig wirtschaftliche Vorteile. Die Lösung verbindet moderne Cloud‑Technologie mit der Freiheit, die IT‑Landschaft exakt an die eigenen Anforderungen anzupassen.

Trade‑off‑Betrachtung

Azure bietet die größte Flexibilität und Skalierbarkeit, setzt aber voraus, dass entweder internes IT‑Know‑how vorhanden ist oder ein erfahrener IT‑Partner den Betrieb begleitet. Wer möglichst wenig eigenen Aufwand mit Technik haben möchte, fährt mit DATEVasp oder SmartIT einfacher – allerdings auf Kosten von Anpassungsfreiheit und meist höheren laufenden Kosten pro Nutzer.

Recht, Sicherheit & Compliance: DSGVO, GoBD und mehr

Mit einer fachgerechten Umsetzung lässt sich DATEV in Microsoft Azure DSGVO‑ und GoBD‑konform betreiben. Gerade im steuerberatenden Umfeld hat der Schutz sensibler Finanz‑ und Personendaten oberste Priorität. Cloud‑Betrieb erfordert daher klare technische und organisatorische Maßnahmen.

Datenschutz und DSGVO

Microsoft verpflichtet sich vertraglich zur Einhaltung der EU‑Datenschutz‑Grundverordnung. Entscheidend ist, dass die Azure‑Umgebung gezielt in europäischen Rechenzentrumsregionen betrieben wird. Azure ermöglicht die explizite Auswahl von Regionen innerhalb Deutschlands oder der EU, etwa „Germany West Central“.

DATEV stellt ergänzend praxisnahe Hinweise zur Erfüllung der Datenschutz‑ und Verschwiegenheitspflichten beim Einsatz von Microsoft‑Cloud‑Diensten bereit und unterstützt Kanzleien mit Dokumentationen und Schulungsangeboten. Die DSGVO‑Konformität ergibt sich dabei nicht allein aus der Plattform, sondern aus der korrekten technischen Konfiguration und den internen Prozessen der Kanzlei.

Zertifizierungen und Prüfstandards

Microsoft Azure verfügt über ein Testat gemäß dem BSI‑C5‑Kriterienkatalog (Cloud Computing Compliance Controls Catalogue). Dieser definiert Mindestanforderungen an sicheres Cloud Computing und schafft Transparenz unter anderem zu Datenlokation, Mandantentrennung, Sicherheitsprozessen und Auditierbarkeit.

Darüber hinaus ist das Informationssicherheits‑Managementsystem von Azure nach ISO/IEC 27001 zertifiziert. Auch DATEV selbst betreibt ihre Rechenzentren für SmartIT und DATEVasp seit Jahren auf Basis anerkannter ISO‑27001‑Standards.

GoBD-Konformität

Die GoBD verlangen, dass steuerlich relevante Daten vollständig, unveränderbar, nachvollziehbar und jederzeit prüfbar aufbewahrt werden. Azure unterstützt diese Anforderungen durch:

• verschlüsselte Datenspeicherung
• revisionssichere Zugriffs‑ und Änderungsprotokolle
• rollenbasierte Zugriffskonzepte
• Aufbewahrungs‑ und Löschrichtlinien

In Verbindung mit einem klar strukturierten Berechtigungskonzept auf Server‑, Dateisystem‑ und Anwendungsebene bleibt die Integrität der DATEV‑Daten auch im Cloud‑Betrieb gewahrt. Wichtig ist, dass Sicherheits‑ und Compliance‑Anforderungen vor der Migration dokumentiert und abgestimmt werden.

IT-Sicherheit

Microsoft betreibt seine Cloud‑Infrastruktur nach eigenen Angaben mit sehr hohen Investitionen in technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen. Azure‑Rechenzentren verfügen über umfangreiche physische und logische Schutzmechanismen, darunter mehrstufige Zugangskontrollen, segmentierte Netzwerke, Datenverschlüsselung und Notfallkonzepte.

Für den täglichen Betrieb empfiehlt sich zusätzlich:

• konsequente Nutzung von Multi‑Faktor‑Authentifizierung
• zentrale Überwachung sicherheitsrelevanter Ereignisse
• regelmäßige Betriebssystem‑ und Sicherheitsupdates
• klare Konzepte für Backup und Wiederherstellung

Gleichzeitig gilt: Cloud‑Betrieb ersetzt keine internen Sicherheitsprozesse. Schulungen zur Sensibilisierung der Mitarbeitenden, sauberes Berechtigungsmanagement und klare Zuständigkeiten bleiben auch in Azure unverzichtbar.

KI‑Perspektive

Mit Azure als Basis wird KI im Microsoft Umfeld mehr als nur Chat. Mit Microsoft Copilot Studio lassen sich KI Agenten so aufbauen, dass sie nicht nur antworten, sondern über Schnittstellen Informationen aus euren freigegebenen Quellen holen und Aktionen in Prozessen anstoßen können. Über Azure OpenAI können diese Agenten generative Antworten aus definierten Datenquellen erstellen, eingebettet in eure Microsoft Umgebung. So wird aus Routine zum Beispiel Nachfragen sammeln, Inhalte zusammenfassen, nächste Schritte vorbereiten, ein Ablauf, der sicher integriert ist und den du Schritt für Schritt erweitern kannst.

Fazit

Die Verlagerung der DATEV‑Systeme in einen eigenen Azure‑Tenant lohnt sich besonders für Kanzleien und Unternehmen, die:

• vor einer kostenintensiven Server‑Neuanschaffung stehen und eine wirtschaftlichere Alternative suchen
• mobiles Arbeiten und Homeoffice zuverlässig und professionell umsetzen möchten
• mehr als acht gleichzeitige DATEV‑Nutzende haben und bei SmartIT an Grenzen stoßen
• individuelle IT‑Anforderungen wie Drittsoftware oder spezielle Integrationen benötigen
• hohe Ansprüche an Sicherheit, Verfügbarkeit und Zukunftsfähigkeit ihrer IT stellen

Richtig geplant und sauber umgesetzt reduziert eine Azure‑basierte DATEV‑Umgebung den Aufwand für Infrastruktur deutlich. Gleichzeitig steigt die Ausfallsicherheit, die Flexibilität wächst und die IT bleibt bereit für neue Anforderungen wie Automatisierung und KI im Microsoft‑Umfeld.

Stehst du vor einer Server‑Erneuerung oder überlegst, deine DATEV‑Systeme in die Cloud zu verlagern? Gemeinsam schauen wir, ob und wie DATEV im eigenen Azure‑Tenant deine IT entlastet und zukunftssicher aufstellt.